Archivos CSV del Registro de Compras y Ventas

Estimado/a usuario/a, como ya sabrá a estas alturas, a partir de esta declaración de IVA (periodo tributario de agosto cuyo F29 se paga ahora el 20 de septiembre) ya no hay Libros de Compras y Ventas. En su lugar está el Registro de Compras y Ventas, que está centralizado y gestionado por el SII. Puede leer más haciendo click aquí donde lo explicamos con más profundidad.

En esta entrada vamos a explicar cómo completar el Registro de Compras y Ventas de manera masiva con archivos CSV, y cómo hacerlo en Laudus ERP.

El Registro de Compras y Ventas se alimenta automáticamente con los documentos electrónicos emitidos por las empresas. Una factura electrónica de ventas figura en las ventas del emisor, y en la compras del cliente especificado en la factura. Dado que la gran mayoría de las Facturas del país son electrónicas, casi todo el Registro se genera de manera automática.

Pero hay cierta información que no se tiene de manera automática, como las facturas de papel, o la forma de aplicar la proporcionalidad del IVA en las facturas recibidas de proveedores. Esta información se puede ingresar de forma manual en la página del Servicio, o generar un archivo CSV que contenga toda la información y subir el archivo.

La información adicional que precisa el SII se compone de 4 archivos, dos para ventas y dos para compras. Para cargar esta información, debe acceder a la “carga masiva de complementos” pinchando en el botón de abajo a la derecha en la página del Servicio:

Carga masiva de complementos

Los 4 archivos para completar la información son:

  1. VENTAS, documentos de “papel”: son las facturas, notas de crédito, etc manuales, no electrónicos. Para cada documento se incluyen hasta 40 conceptos diferentes. La información técnica de cómo rellenar esta información la puede obtener haciendo click aquí. Cuando usted informa de una factura de papel, igual su cliente debe ingresarla en la información de sus compras mediante facturas no electrónicas.
    La forma de acceder se explica paso a paso en el manual del SII aquí, pero se hace 1 eligiendo el archivo a cargar y después 2 pulsando en el botón:Registro Ventas, documentos no electrónicos
  2. VENTAS, resumen de boletas: se informa del total de cada tipo de documento, no de cada documento por separado. Se informan tanto boletas manuales como electrónicas, exentas y afectas, además de los vales de tarjetas, pasajes (viajes) nacionales e internacionales sin factura, y otros documentos especificados. Puede acceder al instructivo aquí, y se hace igual que en el ejemplo mostrado arriba, siguiendo los dos pasos:Registro de Ventas, resumen de boletas
  3. COMPRAS, documentos de “papel”: son los documentos no electrónicos recibos de proveedores. Como se ha indicado antes, el hecho de que el proveedor lo haya informado no exime de que uno lo informe también. El SII seguramente cruce las dos informaciones para que no haya errores de digitación o parecidos. Aquí dispone del instructivo técnico, donde se detallan los 28 conceptos por cada documento que hay que informar.
    Al igual que en las ventas, la forma de acceder se explica paso a paso en el manual del SII aquí, y se hace 1 eligiendo el archivo a cargar y después 2 pulsando en el botón:Registro Compras, documentos no electrónicos
  4. COMPRAS, caracterización o modificación del tipo de compra: hablamos de “caracterización” porque es el término que utilizó el SII al comienzo, y que figura en varios lugares. Básicamente consiste en clasificar todas las facturas electrónicas recibidas de proveedores, para decir si son del giro, de supermercados, activos fijos, compras de bienes raíces, si el IVA se utilizará completo o será de uso común (proporcionalidad del IVA solo en empresas que vendan afecto y exento) o no se utilizará, o si la factura no se incluye porque no procede.
    El instructivo técnico lo puede descargar aquí, el manual de navegación del SII aquí, y la opción para subir el archivo es:Registro Compras, caracterización

Estos archivos se pueden subir varias veces, pueden contener cada uno unas pocas facturas. Lo normal es tener toda la información, pero si prefiere ir subiendo a lo largo del mes y ver los resultados, lo puede hacer así.

Y no hay forma automática de poder subirlos desde el software como en el caso de los Libros de Compras y Ventas, ya que de momento todavía no hay un web service para que las casas de software puedan realizar esta subida, lo debe hacer el usuario desde la página del Servicio.

En Laudus ERP ya tenemos todos los 4 archivos disponibles (desde la versión 2017.9.2). Es sencillo, sólo un paso, ya que para crearlos debe ir a la pantalla de Informes del menú de Herramientas, y elegir cualquiera de los 4 informes disponibles:

Registro de Compras Ventas, Informes

Elija el mes y año, y haga doble click. Se generará el archivo CSV correspondiente, y se dejará por defecto en la carpeta de Libros de la carpeta DTE. También le ofrecerá la opción de enviar por email, por si desea enviárselo a su casilla desde el servidor remoto.

Esperamos que la información le haya sido útil, y esperamos sus comentarios. Tengan en cuenta que este tema es muy nuevo, y por cualquier problema o diferencia de información que crean que han encontrado en los archivos generados por Laudus, pueden contactar con soporte.

13 comentarios

  1. Pingback: El contador sigue siendo necesario, o más que antes - El Blog de Laudus ERP

  2. Pingback: Proceso mensual para cerrar Compras y Ventas - El Blog de Laudus ERP

  3. Srs. Laudus.
    El presente comentario es con el afán de aportar…
    Para que todo funcione se debe dar por entendido que los certificados digitales están instalados en los servidores de Laudus.
    Para empresa con gestión interna, el libro de compras debe ser conciliado con el del SII, para esto falta exactamente esa herramienta, ello implica que Laudus conecte (baje, enganche) el libro de compra del SII y permita con un clic identificar aquella factura que se debe mover de mes y aquella que se debe “provisionar” que por algún motivo aún no llega a procesarse internamente en la empresa misma (valija atrasada, FxR retrasados, etc…). Con todo, ya se puede pasar a la etapa de distribución por centros de costos, áreas de negocio o lo que sea necesario.
    En el caso de las ventas es aún más importante, dado que se identificaría algún error de comunicación de servidores y se solucionaría en tiempo real evitando rectificaciones de F29 innecesarias.
    Para empresas con gestión externa, el libro de compra debe ser cargado (idealmente “enganchado” como se indica arriba) con la información directa del SII, pasar por la misma etapa “adicional” comentada para las empresas con gestión interna, para luego aplicar distribuciones por centros de costo, áreas o lo que sea necesario.
    Finalmente, en caso de las ventas con gestión externa, idem a lo anterior.
    Espero estos comentarios sean bien acogidos por los contadores del blog y más aún por Laudus.

    Atte.
    Américo Figueroa

    • Estimado Americo, gracias por las sugerencias. Efectivamente no es lo mismo para una empresa que lleva su gestión con el software que para un contador externo. Para ambos, estamos trabajando en incorporar la información que permite exportar el SII. Lo ideal sería incluso hacer una conciliación de ambos movimientos.

      Pero todavía nos cuesta mucho trabajo que los usuarios utilicen bien incluso las herramientas de respuestas a proveedores, y con respecto al Registro de Compras y Ventas es peor, ya que pocos usuarios están al día de todos los cambios, aún habiendo publicado varias entradas en el blog con respecto a estos temas.

      En los próximos meses iremos integrando más funciones para el Registro de Compras y Ventas, lo más importante para nosotros ahora era tener listos los cambios para generar los CSV, y hay pocos software en el mercado que hayan realizado incluso estos cambios (todavía algunos no incorporan las respuestas a proveedores y de clientes).

      Con respecto a este tema, decir que de momento el SII no ha dispuesto de herramientas para subir o bajar los CSV automáticamente, y se debe hacer por la página del Servicio.

  4. Estimado

    Consulta: ¿Que pasa con aquellos contribuyentes que declararon en Julio facturas de proveedores que aparecen ahora en el registro de Agosto?¿Es necesario rectificar dicho IVA o se pueden clasificar las mimas como “No Incluir”?

    Saludos

    • Estimado Pablo, si aparecen en el Registro de agosto es porque el recibo de mercaderías se hizo en agosto (aunque la factura se emitiese en julio). Tenga en cuenta que hay que hacer el recibo de mercaderías, y si no se hace automáticamente se dan por recibidas a los 8 días corridos.
      Si se incluyeron en julio y deberían figurar en agosto, entonces suponemos que debiera hacer una declaración rectificatoria de julio, ya que se aprovechó un crédito fiscal que no correspondía.

    • Angelica:
      Para las compras ya tienes una funcionalidad habilitada en el importador (CSV – Excel) yo subí mis libros de compra de agosto de 2016 hasta enero 2017, solo con archivos en excel que acomodé desde mi antiguo ERP.
      Con la venta de facturas de compras (gastos) abierta vas al menu Archivo – Importar

    • Sería bueno que existiera esa opción en las ventas, seguramente eso figura ya en los registros de Laudus como sugerencias de mejora del programa.
      Lo que si sé es que algunos conocidos han pedido subir ventas al sistema de manera masiva, pero es un servicio de costo.
      Para las compras ya tienes una funcionalidad habilitada en el importador (CSV – Excel) yo subí mis libros de compra de agosto de 2016 hasta enero 2017, solo con archivos en excel que acomodé desde mi antiguo ERP.
      De todas maneras, estos nuevos archivos que ahora genera el Laudus me vienen a rescatar del eterno ingreso de boletas manuales al SII.
      Gran acierto señores Laudus. muchas gracias

      • Estimado Francisco, puedes revisar nuestro comentario: https://www.laudus.cl/blog/archivos-csv-del-registro-de-compras-y-ventas/comment-page-1/#comment-174824

        De todas formas, es muy común que los nuevos clientes quieran importar sus ventas de otros sistemas o fuentes de información. Estos servicios con con costo, porque siempre hay que hacer transformaciones y validaciones sobre los datos suministrados. Nos lleva muchas horas de trabajo por lo general. De hecho, en un cambio de ERP de las empresas grandes, la importación de datos es un proyecto grande, largo y laborioso; se lo comentamos porque hay clientes que piensan que es fácil, y no comprenden por qué se cobra un adicional.
        Efectivamente para el trabajo de un contador externo es una cuestión totalmente diferente, ya que el formato estaría estandarizado, no se comunica con otras áreas, y se hace todos los meses para poder contabilizar los datos del cliente (no se requieren estadísticas ni informes de ventas ni rentabilidad por productos, etc).

    • Estimados Sergio y Gonzalo, las compras se han podido subir desde un CSV o Excel desde hace ya tiempo. No así las ventas, donde la cantidad de restricciones que puede poner una empresa (stocks, morosidad del cliente, ciclo obligatorio, etc) lo hace más difícil.

      Dado que parece que el SII ha estandarizado este formato CSV para bajar compras y ventas, intentaremos adecuar el formato de importación de las compras (que ya existe) al nuevo, y las ventas ver cómo solucionar las posibles restricciones que tenga la empresa. Sabemos que esto es solo útil para los contadores que llevan contabilidades externas, ya que una empresa que lleva su gestión con Laudus ERP ya tiene las ventas y las compras ingresadas al sistema como parte de su día a día (y tiene que facturar con el software).

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