La Casilla de Intercambio de Información entre Contribuyentes

En la Factura Electrónica hay un elemento que a menudo no se comprende bien, y es la casilla de correo de intercambio de información entre contribuyentes electrónicos. Es la que el SII denomina “Mail Contacto Empresas”, y que define como:

Dirección de correo electrónico del postulante donde los demás emisores electrónicos pueden enviar información relacionada con la factura electrónica, especialmente los documentos electrónicos tributarios que le generen.

Básicamente esta casilla es la que recibe las facturas electrónicas de proveedores, y las respuestas de clientes a las facturas electrónicas de ventas que nosotros les enviamos. Recuerde que cuando nosotros enviamos una factura electrónica a un cliente, si éste es emisor electrónico tiene la obligación de enviarnos una respuesta electrónica a nuestra factura. Al igual que si nosotros somos emisores electrónicos tenemos que responder a nuestro proveedores (para ver las posibles respuestas, revise la siguiente entrada del blog).

Esta casilla no se debe utilizar para nada más. Es decir, no se debe utilizar una casilla existente en la empresa y que tiene otras utilidades, ni la casilla de ningún usuario. Se debe crear una  casilla sólo para este fin; lo más normal es nombrar la casilla como dte@empresa.cl, ó factura_electronica@empresa.cl, …
Si usted es cliente nuestro, y no tiene posibilidad de solicitar una casilla más, pídanosla y así podemos proveerle de una casilla única para su empresa para este cometido.

Para acceder a los datos de sus empresa y ver y/o cambiar esta casilla en el SII, acceda al menú de Factura Electrónica e ingrese en la siguiente opción:

Menú DTE: Actualización datos empresazoom

Allí podrá ver su casilla. En nuestro caso es:

Mail Contacto Empresas

Una vez que tiene creada y registrada en el SII su casilla de intercambio de DTE, recuerde que sólo debe utilizarla para este fin. Los mensajes que llegan a esta casilla son facturas y respuestas a facturas en el formato XML, listos para ser procesado por el software, no es un formato tipo PDF donde se pueda ver bien la factura.

Por eso es importante dejar que Laudus gestione esta casilla, es decir, configurar Laudus para que recoja el correo de esta casilla y lo procese automáticamente. Y no configurar Outlook (o su programa de correo electrónico) para que recoja los mensajes. Si lo hace, si configura ambos, corre el peligro de perder mensajes en alguno de los dos programas, y por ende perder facturas de proveedores.

Una vez que ha configurado la casilla (instrucciones más abajo), Laudus se encarga de recoger el correo de esa casilla y separar las facturas de proveedores, las respuestas de clientes, y otros mensajes. En el perfil de cada usuario puede definir si quiere que ese usuario pueda recoger respuestas de clientes, y/o facturas de proveedores.

  • Respuestas de clientes: son los acuses de recibo, aprobación/rechazo, etc, que nos envían los clientes a una factura electrónica nuestra de ventas. Evidentemente sólo los clientes que son emisores electrónicos nos enviarán este tipo de respuestas. Estas respuestas se comprueban una vez al día, la primera vez que ingresa al sistema un usuario con permisos para ello. Si hay respuestas, Laudus le mostrará las mismas, y actualizará la base de datos con las mismas..
  • Facturas de proveedores: los proveedores que son emisores electrónicos nos enviarán las facturas en formato XML a nuestra casilla de intercambio. Laudus las recogerá una vez al día, y le informará del número de facturas recibidas. Éstas se deben importar desde la pantalla de Facturas de Compras (Gastos), ya que hay que ir revisando una por una para enviar respuestas y revisar contenido (al igual que cuando le llegan las facturas físicas usted comprueba su contenido).
    .
    Es importante que sepa que el proveedor electrónico no está obligado a enviarle la factura en PDF, salvo que haya envío físico de mercaderías en cuyo caso la factura/guía acompaña a las mismas.A veces en el cuerpo del mensaje el proveedor le envía un vínculo para descargarse la factura en PDF, y otras veces no. No todos los proveedores lo hacen. Por ello, al importar la factura de compras, Laudus le muestra el contenido del mensaje para que revise si puede descargarse la factura. Laudus sí envía el PDF de las facturas de ventas a los clientes, y nos parece una buena práctica, pero no todas los programas lo hacen.
  • Otros mensajes: el resto de los mensajes no son intercambio de información de DTE, por lo que suelen ser spam o respuestas automáticas de servidores a recepción de correos. Laudus le permite visualizar estos mensajes y borrarlos del servidor si es necesario.

Para configurar la casilla en Laudus, vaya a las Opciones de la empresa en el menú Herramientas, y en las opciones de facturación electrónica tiene:

Casilla de Intercambio en Laudus

  • Casilla: el nombre de la casilla de correo.
  • Usuario y contraseña: tal y como se los han suministrado su proveedor de correo.
  • Servidor POP: es el servidor de donde se van a recoger los mensaje de correo electrónico. Por lo general es el mismo que tiene configurado en Outlook en el resto de su empresa.
  • SSL: si su servidor necesita conexiones seguras. Por ejemplo, si utiliza gmail como proveedor de correo, este servicio opera siempre con SSL.
  • Dejar mensajes en el servidor: le recomendamos que nunca active esta casilla. Si lo hace, al bajar los mensajes no se borrarán del servidor y se bajarán una y otra vez. Esta opción está sólo para casos aislados.
  • Comprobar casilla: al ingresar todos los datos puede presionar este botón para ver si son correctos, y se puede establecer una conexión a su servidor de correo.

20 comentarios

  1. Hola buenas,

    Necesito verificar la información de un XML de Nota de Crédito, ya que el SII la rechazo por “DTE Referenciado no recibido en el SII”. Y verificando la referencia en el SII aparece como recibido aceptado.

    Como rescato el XML y que debo hacer para corregir este problema??

    Como info adicional, nosotros tenemos la versión Cloud de Laudus.

    • Estimado Ariel, si usted ha verificado que la Factura a la que hace referencia la Nota de Crédito sí está recibida por el SII, entonces habría que ver bien cuál es la referencia que consta en el XML. Para ello le pedimos por favor que contacte con Soporte (en el fono 22 687 0100 o correo soporte@laudus.cl) porque debe mencionarles la Nota de Crédito, hay que revisar el XML creado, ver la referencia exacta, y comprobar de nuevo en el sitio del SII para asegurarnos de que todo esté correcto. Nunca nos ha sucedido que el SII muestre este error sin serlo, por lo que hay que revisar bien todo antes para ver dónde está el problema.

      Seguramente se haya referenciado otra Factura, y lo que hay que hacer sería corregir el error y volver a generar el XML.

  2. Hola:
    cuando me solicitan el correo de contacto para hacer el acuse de recibo, puedo colocar mi propio correo (el de mi empresa) dado que no tengo el correo de todos mis proveedores?
    Y se aplica en la realidad esta exigencia, porque conversando con un funcionario del Sii, me recomendó que lo hiciera, pero que el Sii estaba siendo flexible con dicha exigencia. La verdad me parece absurdo y perdidad de tiempo, tengo al mes más de 70 facturas de compras y debo hacer esto por cada factura, no solo el acuse de recibo del documento sinó también de la recepción de la mercadería.
    Espero su comentario al respecto.
    Gracias.

    • Estimado Antonio, cuando le consultan el correo de contacto tiene que dar el correo inscrito en el SII como correo de intercambio de información entre contribuyentes.
      Y debe saber el correo de cada proveedor, lo puede consultar en su software (en \Compras\Proveedores en Laudus), o en la página del SII.

      Y si tiene 70 facturas de proveedores al mes, considérese un afortunado. No son muchas para la media que tiene una Pyme (unas 100-150), y realmente pocas comparado con muchos clientes nuestros que exceden las 500 ó 1000 (por ejemplo constructoras).

    • Estimada Ingridt, si utilizas el sistema de Mipyme, allí podrás ver el estado de las respuestas de clientes, suponemos. Si utilizas un sistema de mercado, debes ingresar a la configuración de tu empresa en el SII y revisar el correo que hay para intercambio de información. Si no es el correcto, debes cambiarlo.

  3. Pingback: Importar Facturas De Proveedores Electrónicas, Reloaded | El Blog De Laudus ERP

  4. Hola Me ayudar por favor , algunos clientes me informan que las facturas que nosotros emitimos , no llegan a sus casilla , pero si estan validadas por el SII… tengo que verlo con mi proveedor de software o nosotros ??

    • Estimada Beatriz, depende, pero lo más normal es verlo con su proveedor de software. El ciclo es el siguiente: a partir de los datos que usted ingresa en la factura se elabora un archivo de datos en formato XML. Este archivo se envía a validación al SII. Una vez validado, se tiene que enviar por correo al cliente (si el cliente es emisor de Facturas Electrónicas también).
      En Laudus, si el cliente es emisor, le emitimos un mensaje de confirmación para en ese momento enviar por email la factura. En las soluciones web entendemos que se hace de manera automática. Si no fuera así, debe haber una opción para enviar la Factura.

  5. Pingback: Importar Facturas de Proveedores Electrónicas, reloaded | El Blog de Laudus

  6. Hola,

    Entiendo todo lo escrito acà.

    Lo unico que me queda duda es sobre como se envía el xml al cliente. Laudus lo hace automaticamente cuando el receptor es electrónico, o yo debo hacerlo manualmente?

    Otra consulta es sobre el acuse de recibo. Existen plazos para enviarlos? Laudus avisa cuando no he enviado un acuse de recibo?

    Saludos.

    • Estimado Matías,

      el XML se le envía al cliente después de enviarlos al SII y recibir respuesta conforme. También se le envía al cliente, cuando le envía la factura por correo electrónico desde Laudus.
      En cuanto a las respuestas a proveedores, hay que enviarlas a la hora de importar las facturas de proveedores. En ese momento debe elegir el tipo de respuesta. En principio no debería poder importar la factura antes de enviar el acuse re recibo.

    • si soy receptor manual y autorizo al proveedor a que me envie la factura por medio electronico, puedo enviar el acuse de recibo de esa factura por email? si es asi, como seria el formato, o solo definir una oracion que se entienda que lo recibi, y como lo hago con la firma par adarle validez?

      • Estimada Romina, buena pregunta, el SII no detalló mucho qué se debe hacer en los varios supuestos especiales que se pueden presentar. En este caso en concreto, supongo que ser haría de la misma forma, es decir, firmando la copia cedible, escaneándola, y enviándola igual por email.

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