Importar Facturas de Proveedores Electrónicas, reloaded

Estimados/as usuarios/as,

una de las ventajas poco comentadas de la Factura Electrónica es la posibilidad de importar las facturas de proveedores. Siempre se habla de los ahorros de costos de impresión, mejora de procesos, etc, pero pocas veces de lo cómodo que es poder importar las facturas de proveedores. Con ello ahorramos tiempo de digitación, y evitamos errores en la misma.

Ya hemos sacado alguna entrada en el blog relativa a este tema, sobre cómo responder a una factura de un proveedor, la casilla de intercambio de información entre contribuyentes, u otras mejoras anteriores en la importación de facturas.

Dado que el volumen de facturas electrónicas de proveedores que recibimos cada vez es mayor, nos hemos visto obligados a mejorar esta importación para recoger este incremento de información.

La nueva pantalla y su funcionamiento son como sigue:

Importar DTE

Ahora, al ingresar en ComprasGastos, y elegir la opción ArchivoImportar, revisamos todos los correos pendientes y se incluyen en la zona 1 de la imagen. En esta cuadrícula se muestran todas las facturas pendientes de importar. Al revisar las facturas, se comprueba todas las que ya han sido ingresadas anteriormente, para no mostrarlas ahora (o facturas de proveedores que se han enviado varias veces).

Con estas facturas podemos hacer dos acciones: importarlas una a una (zona 2 de la imagen), o enviarles respuesta a todas o sólo algunas (zona 3 de la imagen).

Enviar respuesta: para saber más del tipo de respuesta, vaya a la entrada sobre cómo responder a una factura de un proveedor. En esta zona ahora puede seleccionar primero todas las facturas, o sólo alguna de ellas, para enviar en bloque la misma respuesta a las facturas seleccionadas. De esta manera se ahorra tiempo. Recuerde que el usuario debe tener certificado digital, ya que las respuestas siempre van firmadas.

Importar Factura: el proceso es igual que antes, se importa sólo la factura seleccionada. No permitimos que se hagan importaciones en bloque porque la importación de los datos de una factura es un proceso delicado. Hay que elegir bien ciertas variables, como tipo de descuento de IVA si aplica, centros de costos, cuentas contables, etc. No es un proceso como para hacer en bloque sin supervisión individual.

Si ha recibido alguna factura en los últimos minutos, y no le figura, puede pulsar el botón de arriba a la izquierda para recibir los correos y comprobar facturas de compras.

Adicionalmente, también hemos habilitado un botón en la pantalla de Gastos para poder enviar una respuesta a una factura una vez que se ha importado:

Botón enviar respuesta

De esta forma, si se ha olvidado, o desea enviar una respuesta de confirmación (después del acuse de recibo), puede hacerlo.

14 comentarios

  1. Entiendo que al importar la factura de compra se debiese importar los productos o materias primas; cómo se hace ésto? Cómo les asigno una bodega?
    Se les puede cambiar el código original por el que uso en el sistema? (Ejemplo tuerca código original 2727, código en sistema, para venta, lf-2727) para que el sistema lo ingrese a bodega y quede todo en orden?
    Gracias!!

    • Estimado pablo, sí se puede hacer dicha correspondencia. En la ficha del producto indique proveedor y código del producto suyo en el proveedor. Puede tener varios proveedores para cada producto. Es un poco de trabajo tenerlo bien configurado si tiene muchos productos, pero después la importación es automática.

  2. En el menu archivos – importar no esta activado, necesito importar las facturas de nuestros proveedores, y sabemos como hacerlo, por favor deme los comandos para ejecutar, ya que su soporte pasa ocupado
    Atte
    Cesar

    • Estimado César, debe ingresar a la pantalla de \Compras\Facturas y desde esta pantalla \Archivo\Importar. Si no está habilitado el menú, es porque no tiene permisos para importar o agregar nuevas Facturas de Compras. En ese caso, deben habilitar el permiso en la pantalla \Herramientas\Seguridad\Grupos, y habilitar el permiso para acceder a \Archivo\Importar, y además para agregar nuevas facturas de proveedores.
      En http://www.laudus.cl/ayuda también tiene explicaciones de las diferentes opciones.

    • Estimado Matías, para recoger las facturas del correo debe pulsar el botón que está arriba a la izquierda, donde dice “Actualizar lista con correos nuevos”. En cuanto a importar directamente XML desde cualquier ubicación efectivamente lo hemos quitado. Estábamos viendo que los usuarios intentaban tener una casilla de correo no dedicada exclusivamente a los DTE, e intentaban manejar los XML manualmente. Ambas cosas no están recomendadas y da lugar a vicios y problemas. Queremos que las empresas configuren el correo exclusivo, y que se olviden, el resto lo hace el programa (recoger y gestionar esos correos). El SII escogió el correo como medio de comunicación, en vez de ser en base a servidor, pero la idea es siempre que los usuarios no manipulen la información manualmente, porque el sistema de factura electrónica no está diseñado así en su esencia. Nos evitamos muchos problemas a largo plazo si dejamos que el correo se gestione de manera automática.

      • Estimado,

        Entiendo la razón de porque lo quitaron, pero se me presenta el siguiente problema:

        Una persona intentó importar una factura y cometió un error y no se importó. Laudus eliminó el correo y por lo tanto, ya no detecta la factura de compra nueva.

        Ruego a ustedes se comuniquen conmigo para resolver esto.

        22-7662225 Gracias

        • Estimado Matías, comprendo y ahora pasamos el número a soporte para que le llamen. Pero de todas formas tiene un fácil “atajo”: el XML que quería importar (y que ahora no se puede directamente) se lo puede enviar usted mismo a su casilla de DTE. Por ejemplo, si su casilla es DTE@suempresa.cl, envié un correo a esta casilla con el XML adjunto. Así Laudus lo recogerá, e incorporará a la lista de facturas por importar.

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