Requerimientos Especiales Mineras y otras Empresas en Facturas Electrónicas

Hay ciertas empresas en Chile que piden ciertos requerimientos especiales en las Facturas Electrónicas que reciben de sus proveedores.

Entre ellas, las más conocidas son las empresas mineras grandes (Codelco, Anglo American, Collahuasi, y BHP Billiton). Pero no son las únicas, también el Banco de Santander y las empresas de los grupos CCU y Enersis tienen especificaciones especiales. (Actualización: en 2014 Walmart se ha agregado a las empresas que piden consideraciones especiales).

A veces estos requerimientos son sencillos, tales como permitir ciertos documentos de referencia especiales. Un documento de referencia es un documento que está asociado a la Factura, y que por lo general es el que respalda en la empresa minera (u otras) la petición de la Factura. El más normal, y que todos los ERP soportan, es la Orden de Compra, pero en las mineras es muy utilizada por ejemplo la HES (Hoja de Entrada de Servicios). En Laudus soportamos además el número de Contrato, la Nota de Pedido, la Resolución, la SEP (Solicitud Electrónica de Pago), la Conformidad, y el Centro de Costo.

Lo que hacemos en Laudus es registrar los RUT de estas empresas especiales, y si se detecta que el cliente de una Factura Electrónica es de uno de estos RUT se activan ciertas comprobaciones. Por ejemplo, si la Factura va hacia el Banco de Santander, se cambia el tipo de documento de Orden de Compra a Nota de Pedido, ya que es con el que trabaja el Banco. Y se fuerzan ciertos tipos de documentos en función del cliente.

También hay empresas que obligan a ingresar el nombre del contacto, y las mineras obligan a especificar el orden de cada item de la factura y cómo se corresponde con los items de sus órdenes de compra (a través del famoso código QBLI). En este caso, por ejemplo, Laudus obliga a ingresar siempre un Pedido previo a la Factura, para así poder contrastar el orden de cada línea.

Para poder activar este comportamiento en Laudus es necesario ser emisor de Facturas Electrónicas, y además adquirir el filtro específico para mineras y otras empresas especiales. En ese momento, se podrán especificar en la pantalla de facturas las referencias necesarias:

Referencias Facturas Mineras y otras Empresas Especiales
y además Laudus activará el resto de los filtros y comprobaciones.

5 comentarios

  1. Pingback: Factura Electrónica Walmart | El Blog de Laudus

  2. Agradecido no tiene que ver con facturación electrónica .El trabajo en proceso (WIP “Work In Progress”) o también el inventario en proceso, incluye el conjunto de las tareas pendientes para finalizar los productos o servicios de cualquier proceso de producción. Se trata de deliverables que no están terminados aún porque están todavía en proceso, esperando en una cola para su procesamiento, esperando ser testeados, o porque aún no fueron aprobados por el cliente. Es un informe nuevo, aparte que pertenece al proceso de control de una producción y que ocupan compañías específicas, gracias y un abrazo.
    Mauricio G.

    • Estimado Maurcio,

      la parte que nosotros hemos comentado sí tiene que ver con la Factura Electrónica, y de hecho está sacado de la documentación de la minera Collahuasi. Se refiere a cuando debes hacer facturas por trabajos que están en curso (WIP), lo que Collahuasi llama facturas por servicios con “Contratos Operaciones (Estados de Pagos, WIP)”.

      En esos casos hay que seguir las observaciones que hicimos en el comentario anterior para poder enviar la factura y que sea admitida a pago.

    • Estimado Mauricio, eso lo utiliza al menos Collahuasi, y no sé si alguna otra minera. Está relacionado con las Facturas por los servicios con “Contratos Operaciones (Estados de Pagos, WIP)”. En ese caso, y como dice Collahuasi, el procedimiento debe ser:

      El envío de la factura electrónica debe efectuarse una vez que el Administrador de su Contrato Collahuasi envíe al contratista la autorización de facturar conjuntamente con planilla Excel WIP, en la cual se indica código de contrato y número de estado de pago correspondiente a N° de versión.
      La factura electrónica debe incluir dentro del formato estándar, el código del contrato, el número del Estado de Pago que indica la planilla enviada por el Administrador de Contrato, y el mes en que se realizó el servicio.

      Para hacer ésto en Laudus, debes escoger como documento de referencia el “Contrato” (que es el código de referencia 803, aunque este código no lo ves en Laudus en el interface). Y en el número debes poner el Numero de Contrato/ Numero Estado de Pago o Valuación (por ejemplo, GRH0315/0002, ambos números separados por una barra diagonal).

      Y además, el mes del servicio lo debes incorporar en la línea de detalle, en el servicio facturado, por ejemplo “Servicios consultoría, mes 07-2003”

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