Importación de Información

Muchas veces tenemos información en planillas de Excel, archivos de texto u otros formatos que queremos incorporar a Laudus. Lo más típico en la carga inicial de clientes, proveedores o productos, por ejemplo.

En Laudus tenemos dos formas de importar información, mediante el menú ArchivoImportar, o copiando la información en la otra aplicación (Excel principalmente) y pegándola en Laudus mediante EdiciónPegar Tabla. Exponemos ambos métodos a continuación:

Importación de datos mediante ArchivoImportar:

Esta opción está habilitada para las pantallas de Clientes, Proveedores, Productos. También está habilitada para las Facturas de Compras, pero en este caso es sólo para importar facturas electrónicas en formato XML.

Primero debe abrir la pantalla en cuestión, y entonces importar la información. En Clientes y Proveedores obtendrá la siguiente pantalla:

La segunda opción es sólo para importar/actualizar la información relativa a Clientes y Proveedores electrónicos. Es decir, Laudus descarga un archivo de información para revisar sus Clientes y Proveedores y ver cuáles son emisores electrónicos y actualizar su información (los marca como electrónicos y actualiza por ejemplo el email de intercambio de información). Este proceso se hace automáticamente una vez al mes, por lo que no hace falta que lo ejecute, salvo excepción.

La primera opción es la que nos lleva a importar datos desde una planilla de Excel, al igual que con los Productos. Esta planilla debe tener todos los datos en columnas, pero el orden de las columnas puede ser el que usted desee. Primero deberá especificar el archivo a importar:

Importar Datos

y a continuación podrá especificar qué datos contiene cada columnas del archivo a importar. Primero debe señalar el dato en el despegable de arriba de la pantalla:

Importar Paso 1

y después pinchar en el encabezado de la columna que contiene ese dato. En nuestro ejemplo, la primera columna es el nombre del cliente, luego hay que elegir la variable «Nombre» y después pinchar en el encabezado de la primera columna. Y así sucesivamente con todas las columnas, hasta que quede de la siguiente forma:

Importar Paso 2

y ahora podemos terminar la importación. Este proceso sirve para importar y/o actualizar. Es decir, por ejemplo en el caso de los productos, si Laudus ve que el producto a importar ya existe, lo que hace es actualizar los datos de ese producto con los especificados en la planilla; si el producto no existe, lo agrega.

De esta manera se pueden hacer actualizaciones en bloque. Lo más fácil es exportar los datos desde la pantalla de HerramientasListados a Excel, modificarlos en bloque allí, y después importarlos a Laudus.

 

Importación de datos mediante EdiciónPegar Tabla:

Este tipo de importación de datos es más natural para el usuario de Windows. Se trata de copiar una tabla de datos en Excel, y pegarla en Laudus. Así de fácil.

Esta funcionalidad está disponible para casi todas las pantalla de ingreso de datos en Laudus que contengan cuadrícula de datos (datos en filas y columnas), tales como Comprobantes, Inventarios, Salidas de Bodega, Cartolas del Banco, o Liquidaciones de Sueldos,  por ejemplo.

Ejemplo de Edición-Pegar Tabla

¿Y qué diferencia hay entre «Pegar» y «Pegar tabla»? «Pegar» sirve para pegar un dato en Laudus, y se puede utilizar. Por ejemplo, una dirección de un cliente desde otra aplicación a Laudus. Es la utilización típica de una aplicación de Windows.
Y «Pegar Tabla» es más especial, ya que pega una tabla de datos completa.

58 comentarios

  1. Buenas LAUDUS.

    Estoy tratando de cargar el inventario inicial de la tienda, en la sección «Ingresos a Bodega», mediante el método «PEGAR TABLA» desde un archivo excel, en el que las columnas son, de izquierda a derecha: Producto, Descripción y Cantidad. El problema es que la cantidad de los productos no se registra en el campo «cantidad» de la cuadricula inferior, sino que se registra en el campo «costo unitario», y cuando marco la opción «valorar automáticamente», las cantidades no se registran en ninguna parte. Debido a que la cantidad de lineas de productos es superior a 100, registrar la cantidad de cada producto uno a uno no es una opción conveniente. ¿me pueden ayudar con este problema?

    Menciono que los productos que estoy tratando de ingresar ya fueron definidos en la sección «PRODUCTOS», con sus respectivos costos unitarios.

    • Estimado Víctor, no debe poner la columna de «Descripción». El resto es correcto.
      Tenga en cuenta que si lo carga como un ingreso en bodega, la cifra es correcta solo si no había nada en la bodega. Debe cerciorarse que no había unidades en stock.

      • Gracias por la respuesta, ya pude cargar los productos.

        Pero me surge otra duda: al realizar el ingreso a bodega, ¿la moneda del costo unitario sera la que fue definida en la creación del producto en la sección «Productos»?

        • Estimado Víctor, la moneda al cargar productos en un ingreso de bodega es siempre el peso. Si necesita multimoneda para un inventario inicial, lo puede cargar como una compra en el módulo de \Compras, y puede especificar como tipo de documento «Otros» para no incluirlo en el Libro de Compras (Registro de Compras).

          • Ya veo.

            Y si ingresara el inventario inicial por medio de dicho método, ¿LAUDUS me haría el ajuste de corrección monetaria de las mercaderías de manera automática?

          • Estimado Víctor, Laudus no hace el ajuste de correción monetaria de manera automática. Sí incluye las mercaderías en el informe que muestra todas las compras para la corrección monetaria de mercaderías nacionales o importadas, y con los datos de ese informe puede contabilizar la corrección monetaria.

  2. Buenas LAUDUS:

    Tengo otras dudas: al importar un listado de productos desde un archivo excell, mediante «ARCHIVO / IMPORTAR» ¿Existe un limite respecto de la cantidad de productos que puedo importar? (cada linea del archivo excell es un producto con nombre/código y descripción propia).

    Y siguiendo la misma linea ¿Cual es la máxima cantidad de productos que se puede registrar en LAUDUS?

    Pregunto esto porque instalaremos LAUDUS en una tienda exclusiva que vende ropa italiana, en la que llevan el inventario en planillas excel. Al ser exclusiva, cada producto se compra una sola vez, lo que se traduce en 1 linea por cada producto, dando como resultado, un gran listado en el archivo excel. Así que, para poder hacer la carga del inventario inicial, primero se debe importar este gran listado de productos, para que después, estos estén disponibles en la sección «INGRESOS A BODEGA» y se les pueda asignar las cantidades a cada uno.

    • Estimado Víctor, el límite teórico es muy alto, más de 2.000 millones de productos. Pero en la práctica no es real. Le daremos unas cifras y en qué le afecta el número de productos:

      La mayoría de nuestros clientes tienen entre 200 y 1000 productos, es el rango más habitual. Un cliente con más de 5.000 productos ya es un buen número de productos, porque no hay muchas empresas con tantas referencias. Son muy pocos los clientes que pasan de los 10.000 productos, y nuestros clientes que más productos tienen están están alrededor de 30.000 – 40.000 productos. No sabemos de ningún cliente nuestro que tenga más de 50.000 referencias de productos, aunque tampoco recogemos estas estadísticas.

      ¿Se podrían tener más productos, digamos 100.000 ó 200.000? Por el volumen de datos no hay problema, pero ciertas estadísticas e informes iban a demorar mucho, por ejemplo las de cálculos de costos. El problema de tener muchos productos es que ciertos informes van a ser muy lentos. No le podemos dar una cifra exacta de tiempo porque habría que tener todos los movimientos para saberlo.

  3. Buenas Laudus.

    Tengo un problema: estoy tratando de importar un listado de productos en excel, mediante «archivo / importar», pero la columna «clase» no esta siendo importada. El listado contiene varios productos y varias características de estos, como lo seria la «clase» (todos son Productos Terminados), pero al realizar la importación, se cargan todas las características menos la «clase». ¿Acaso en vez de escribir «Producto Terminado» debo escribir otra cosa?

    • Estimada Constanza, sí puede ingresarlas si no pone los productos en el detalle (poniendo un producto que no mueva stock, por ejemplo).

      Si necesitase especificar los productos, entonces puede indicar que esas facturas no mueven stock (en la pestaña de entrega). Esa casilla se utiliza, por ejemplo, cuando las mercaderías se van a despachar más tarde.

  4. Buen día, tengo una consulta, estoy tratando de importar la cartola bancaria para realizar la conciliación pero al pegar la tabla desde el excel la columna de cargo me aparece en ceros siendo que en la planilla del banco esta con cifras, a que se deberá, al ingresar las planillas excel de otro banco no hubo problemas, no entiendo el porque sucede esto ahora con este otro banco. Agradeceré una respuesta.

    • Estimada Joanna, lo más seguro es que en la planilla de Excel los datos de esta columna estén como texto y no como número. Una forma fácil de saberlo es si están alineados a la izquierda (en vez de a la derecha como se alinean los números). También Excel suele poner una advertencia cuando detecta que una celda contiene un texto que Excel cree que debería estar como número.

  5. Buenas, quisiera saber si se pueden importar los proveedores con saldo inicial. Resulta que debo ingresar varios proveedores al software, y a la mayoría de ellos ya se les debe dinero. ¿Existe algún método para ingresar la info de los proveedores y el saldo inicial al mismo tiempo? (esto es para evitar hacer los asientos contables uno a uno por cada proveedor)

    • Estimado Víctor, no puede importar el saldo junto con el proveedor, porque para darle un saldo inicial lo correcto es indicar qué facturas están pendientes (ingresando las facturas). Puede ingresar un comprobante contable con un saldo, pero es menos correcto, ya que el ERP tendrá una información menos precisa, y cuando usted pague esas facturas al proveedor tendrá que crear un comprobante contable en vez de ingresar un pago.

      Tenga en cuenta que un ERP es diferente a un software contable. En un ERP lo ideal es ingresar las transacciones que tienen lugar en la empresa, y algunas de estas transacciones generan contabilidad (como puede ser un pago a un proveedor), mientras que otras transacciones no generan contabilidad (como una cotización a un cliente).

      En Laudus hay 5 transacciones que generan contabilidad automáticamente: ventas, cobros a clientes, compras, pagos a proveedores, y liquidaciones de sueldos. También se generan comprobantes al cerrar la contabilidad. Y lo ideal es dejar que el ERP se encargue de contabilizar automáticamente estas transacciones para mantener la información de gestión y contabilidad siempre consistente.

  6. Buen día!! estamos tratando de importar un grupo de trabajadores pero no encontramos el campo asociado al «Cargo». Además, los trabajadores importados no aparecen en la opción «Busca a un empleado» pero sí cuando se selecciona «Incluir finiquitados». Muchas gracias!

    • Estimado Carlos, en el importador de empleados no se pueden importar todos los conceptos de los empleados. Cada vez intentamos agregar más conceptos, pero hoy en día no están disponibles todos.
      Si le figura como finiquitado, es que no está bien indicada la fecha de finiquito como nula. Por favor póngase en contacto con soporte para indicárselo, por si fuera un error en la importación. Gracias.

    • Estimada Alejandra, puede hacer una planilla de Excel con el código del producto y la cantidad en ambas columnas. Después copia desde Excel, y en Laudus hace «\Edición\Pegar Tabla» mientras está en la pantalla de Inventarios. Si tiene más dudas, lo mejor es que llame a soporte, porque ellos pueden ver su pantalla.

  7. Hola,
    Estoy actualizando mi inventario y tengo que dar de baja varios items, por lo que quiero activar la casilla de «Discontinuados». El problema es que al copiar una columna con «Sí», tal como sale al exportar listados, este ticket de discontinuado no se marca en el producto, lo que sucede de la misma manera con el «Afecto a Stock». Por supuesto esta columna la acompaño del «nombre/código» correspondiente.
    Probé con «1», «Si», «Sí», «0» y no obtuve resultado.
    ¿como puedo discontinuar productos a través de la opción importar? ¿existe otra forma?
    Gracias

    • Estimado Orlando, puede hacerlo en la Lista de Precios directamente copiando desde Excel y en Laudus pegando con \Edición\Pegar Tabla. También puede importar todos los precios en la ficha de cada producto, haciendo \Archivo\Importar desde la pantalla de Productos. En este último caso, sólo ponga dos columnas, una con el código del producto y otra con el precio. Si el código existe, Laudus actualizará el precio (y si el código no existe no lo importará porque faltaría información).

  8. Buenos días, tengo una consulta.
    importe desde una planilla excel lo siguiente «productos»:
    Descripción, Unidad de medida, Familia, Código nombre, Stock mínimo.
    Ningún error en la subida, pero al revisar el maestro de productos lo único que no tomo fue la familia y subfamilia.
    lo digité en la celda de la siguiente forma \construccion\Techumbre
    favor me puede indicar cual es la forma de digitarlo para que lo tome ya que quedo en blanco en el sistema.

  9. Buenas tardes, queria consultar si es posible subir una base con los siguientes datos:

    N° Factura / Fecha / cod producto /Producto / precio / Cantidad

    y que el sistema calcule los impuestos y totales ??

    • Estimado Juan Pablo, todas las importaciones de datos de ventas son trabajos que se hacen a medida. Y sí se puede hacer, es un trabajo que hacemos de manera frecuente. Tiene un costo, que varía en función de la complejidad y formato de los datos a importar.

  10. Hola Laudus, tengo 6000 productos y los exporté a excell. Desde alli he cambiado precios a mas menos 300 y quiero importarlos a Laudus, sin embargo tengo 2 preguntas:

    puedo importar solo ciertos campos lease precio de venta y Laudus mantendrá el resto de los campos de esos productos lease cuentas contables o conviene importar todos los campos?.

    La segunda: revisando la planilla me doy cuenta que en «clase de productos» todos están con una «P» y eso es un error que se produjo al importar uds mi base de datos pues no corresponde a ninguna clase conocida: T= productos terminados I= productos intermedios etc.

    Entonces tal vez convenga a raíz de la importación que quiero hacer, arreglar ese campo e importar no solo los productos que cambiaron precio sino los 6000 productos? lo pregunto pues supongo que el campo «clase» debe afectar algún informe o algún tema contable? quedo atento gracias.

    • Estimado Fernando, puede importar sólo unos campos y se cambiará la información de los campos que incluya nada más.
      En cuanto a la clase, influye en algunas estadísticas pero no en la contabilidad. Los valores admitidos son:
      M Materia Prima
      I Producto Intermedio
      T Producto Terminado
      E Envase o Embalaje
      S Servicio

    • Estimado Pablo, debe encargar un formato de cotización en el que se incluya la imagen del artículo o foto que necesita. En función de que sean las imágenes de los artículos o una foto de cada cotización (por ejemplo un plano o algo parecido), la foto habrá que tomarla de la ficha del producto o de la ficha de cada cotización.

      En la ficha del producto hay un espacio para poner catálogos, y también para poner la foto. Se puede utilizar uno u otro. Y si la foto es por cotización, entonces se puede incluir un concepto personalizado en la cotización que incluya la ruta a un archivo.

      Los formatos adicionales los puede pedir en postventa@laudus.cl

  11. Quisiera saber si puedo realizar importación de asientos contables en el sistema de laudus.
    Ejemplo, si estoy iniciando el 2016 en una empresa que estaba en otro ERP, como puedo facilitar el ingreso del asiento de apertura en laudus?

    • Estimado Andrés, sí se pueden «importar» asientos contables en Laudus. Es tan sencillo como tener el asiento en Excel, marcar el rango, copiar, y poner \Edición\Pegar tabla en la pantalla de comprobantes en Laudus.

      Sin embargo, abrir una contabilidad con todos los saldos pendientes en un ERP no es tan sencillo como eso. Un ERP no es un software de contabilidad: en un ERP la contabilidad es una parte importante, pero no es el centro del software. Un ERP se basa en «transacciones» que son operaciones que suceden en la empresa, tales como facturas de ventas, asientos contables, cotizaciones, etc. Algunas generan contabilidad (una factura de ventas, por ejemplo) y otras no (una cotización, o una orden de compra).

      Por este motivo, lo mejor es ingresar los saldos pendientes como lo que son, facturas de ventas o de compras pendientes, por ejemplo. Es decir, lo mejor sería ingresar las facturas que están pendientes (sin generar contabilidad), para que así el ERP las reconozca como saldos pendientes de pago. Y una vez que están todas las cuentas pendientes, ingresar el asiento de apertura pero no desglosar el saldo pendiente de clientes y proveedores por RUT, sino sólo incluir una línea con el total pendiente.

      De esta manera, cuando se vayan cobrando-pagando las facturas pendientes (esta vez sí generando la contabilidad), se reducirán los saldos en la gestión del ERP y en la contabilidad, y todas las cifras serán consistentes.

      • Estimados, respecto del punto en donde se indica el ingreso de facturas sin generar contabilidad, mi consulta es para importar datos, debido a que las facturas pendientes a cierre de año son demasiadas.
        Existe algún procedimiento para cargas masivas en este aspecto?

    • Estimado Andrés, el formato para importar datos en Clientes, Productos, y Proveedores es libre, ya que el orden de las columnas se asigna después, como se indica en la entrada.

      Cuando se utiliza el método de «Pegar Tabla» el orden de las columnas tiene que ser el mismo que figura en la cuadrícula de Laudus.

      También se pueden pedir importaciones a medida para cualquiera de las entidades de Laudus, y ahí nos adaptamos al formato que nos suministra el cliente. Son desarrollo con costo, pero el cliente puede especificar los formatos y acciones a realizar, para así poder enlazar otros sistemas con Laudus.

    • Estimado Víctor, si lo que desea es importar archivos, se pueden importar desde Excel en Clientes, Proveedores, y Empleados mediante un importador (dando a ArchivoImportar). También puede cortar y pegar tablas enteras desde Excel mediante copiar y Pegar Tabla en muchas pantallas. Si desea incorporar archivos en cotizaciones, etc, puede crear campos personalizados tipo «Archivo». Y también puede encargar importaciones a medida, aunque tiene un costo. Pero en cualquier caso no puede incorporar una carpeta, ya que una carpeta es una colección de archivos, y no un sólo archivo.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.