Importación de Información

Muchas veces tenemos información en planillas de Excel, archivos de texto u otros formatos que queremos incorporar a Laudus. Lo más típico en la carga inicial de clientes, proveedores o productos, por ejemplo.

En Laudus tenemos dos formas de importar información, mediante el menú ArchivoImportar, o copiando la información en la otra aplicación (Excel principalmente) y pegándola en Laudus mediante EdiciónPegar Tabla. Exponemos ambos métodos a continuación:

Importación de datos mediante ArchivoImportar:

Esta opción está habilitada para las pantallas de Clientes, Proveedores, Productos. También está habilitada para las Facturas de Compras, pero en este caso es sólo para importar facturas electrónicas en formato XML.

Primero debe abrir la pantalla en cuestión, y entonces importar la información. En Clientes y Proveedores obtendrá la siguiente pantalla:

La segunda opción es sólo para importar/actualizar la información relativa a Clientes y Proveedores electrónicos. Es decir, Laudus descarga un archivo de información para revisar sus Clientes y Proveedores y ver cuáles son emisores electrónicos y actualizar su información (los marca como electrónicos y actualiza por ejemplo el email de intercambio de información). Este proceso se hace automáticamente una vez al mes, por lo que no hace falta que lo ejecute, salvo excepción.

La primera opción es la que nos lleva a importar datos desde una planilla de Excel, al igual que con los Productos. Esta planilla debe tener todos los datos en columnas, pero el orden de las columnas puede ser el que usted desee. Primero deberá especificar el archivo a importar:

Importar Datos

y a continuación podrá especificar qué datos contiene cada columnas del archivo a importar. Primero debe señalar el dato en el despegable de arriba de la pantalla:

Importar Paso 1

y después pinchar en el encabezado de la columna que contiene ese dato. En nuestro ejemplo, la primera columna es el nombre del cliente, luego hay que elegir la variable “Nombre” y después pinchar en el encabezado de la primera columna. Y así sucesivamente con todas las columnas, hasta que quede de la siguiente forma:

Importar Paso 2

y ahora podemos terminar la importación. Este proceso sirve para importar y/o actualizar. Es decir, por ejemplo en el caso de los productos, si Laudus ve que el producto a importar ya existe, lo que hace es actualizar los datos de ese producto con los especificados en la planilla; si el producto no existe, lo agrega.

De esta manera se pueden hacer actualizaciones en bloque. Lo más fácil es exportar los datos desde la pantalla de HerramientasListados a Excel, modificarlos en bloque allí, y después importarlos a Laudus.

 

Importación de datos mediante EdiciónPegar Tabla:

Este tipo de importación de datos es más natural para el usuario de Windows. Se trata de copiar una tabla de datos en Excel, y pegarla en Laudus. Así de fácil.

Esta funcionalidad está disponible para casi todas las pantalla de ingreso de datos en Laudus que contengan cuadrícula de datos (datos en filas y columnas), tales como Comprobantes, Inventarios, Salidas de Bodega, Cartolas del Banco, o Liquidaciones de Sueldos,  por ejemplo.

Ejemplo de Edición-Pegar Tabla

¿Y qué diferencia hay entre “Pegar” y “Pegar tabla”? “Pegar” sirve para pegar un dato en Laudus, y se puede utilizar. Por ejemplo, una dirección de un cliente desde otra aplicación a Laudus. Es la utilización típica de una aplicación de Windows.
Y “Pegar Tabla” es más especial, ya que pega una tabla de datos completa.

25 comentarios

  1. Hola,
    Estoy actualizando mi inventario y tengo que dar de baja varios items, por lo que quiero activar la casilla de “Discontinuados”. El problema es que al copiar una columna con “Sí”, tal como sale al exportar listados, este ticket de discontinuado no se marca en el producto, lo que sucede de la misma manera con el “Afecto a Stock”. Por supuesto esta columna la acompaño del “nombre/código” correspondiente.
    Probé con “1”, “Si”, “Sí”, “0” y no obtuve resultado.
    ¿como puedo discontinuar productos a través de la opción importar? ¿existe otra forma?
    Gracias

    • Estimado Felipe, los valores para estos campos lógicos son “verdadero” y “falso”. También valen “v” y “f” y los valores en inglés (“true”, “false”, “t”, y “f”). Pero tendremos en cuenta su sugerencia para posibles actualizaciones.

    • Estimado Orlando, puede hacerlo en la Lista de Precios directamente copiando desde Excel y en Laudus pegando con \Edición\Pegar Tabla. También puede importar todos los precios en la ficha de cada producto, haciendo \Archivo\Importar desde la pantalla de Productos. En este último caso, sólo ponga dos columnas, una con el código del producto y otra con el precio. Si el código existe, Laudus actualizará el precio (y si el código no existe no lo importará porque faltaría información).

  2. Buenos días, tengo una consulta.
    importe desde una planilla excel lo siguiente “productos”:
    Descripción, Unidad de medida, Familia, Código nombre, Stock mínimo.
    Ningún error en la subida, pero al revisar el maestro de productos lo único que no tomo fue la familia y subfamilia.
    lo digité en la celda de la siguiente forma \construccion\Techumbre
    favor me puede indicar cual es la forma de digitarlo para que lo tome ya que quedo en blanco en el sistema.

  3. Buenas tardes, queria consultar si es posible subir una base con los siguientes datos:

    N° Factura / Fecha / cod producto /Producto / precio / Cantidad

    y que el sistema calcule los impuestos y totales ??

    • Estimado Juan Pablo, todas las importaciones de datos de ventas son trabajos que se hacen a medida. Y sí se puede hacer, es un trabajo que hacemos de manera frecuente. Tiene un costo, que varía en función de la complejidad y formato de los datos a importar.

  4. Hola Laudus, tengo 6000 productos y los exporté a excell. Desde alli he cambiado precios a mas menos 300 y quiero importarlos a Laudus, sin embargo tengo 2 preguntas:

    puedo importar solo ciertos campos lease precio de venta y Laudus mantendrá el resto de los campos de esos productos lease cuentas contables o conviene importar todos los campos?.

    La segunda: revisando la planilla me doy cuenta que en “clase de productos” todos están con una “P” y eso es un error que se produjo al importar uds mi base de datos pues no corresponde a ninguna clase conocida: T= productos terminados I= productos intermedios etc.

    Entonces tal vez convenga a raíz de la importación que quiero hacer, arreglar ese campo e importar no solo los productos que cambiaron precio sino los 6000 productos? lo pregunto pues supongo que el campo “clase” debe afectar algún informe o algún tema contable? quedo atento gracias.

    • Estimado Fernando, puede importar sólo unos campos y se cambiará la información de los campos que incluya nada más.
      En cuanto a la clase, influye en algunas estadísticas pero no en la contabilidad. Los valores admitidos son:
      M Materia Prima
      I Producto Intermedio
      T Producto Terminado
      E Envase o Embalaje
      S Servicio

    • Estimado Pablo, debe encargar un formato de cotización en el que se incluya la imagen del artículo o foto que necesita. En función de que sean las imágenes de los artículos o una foto de cada cotización (por ejemplo un plano o algo parecido), la foto habrá que tomarla de la ficha del producto o de la ficha de cada cotización.

      En la ficha del producto hay un espacio para poner catálogos, y también para poner la foto. Se puede utilizar uno u otro. Y si la foto es por cotización, entonces se puede incluir un concepto personalizado en la cotización que incluya la ruta a un archivo.

      Los formatos adicionales los puede pedir en postventa@laudus.cl

  5. Quisiera saber si puedo realizar importación de asientos contables en el sistema de laudus.
    Ejemplo, si estoy iniciando el 2016 en una empresa que estaba en otro ERP, como puedo facilitar el ingreso del asiento de apertura en laudus?

    • Estimado Andrés, sí se pueden “importar” asientos contables en Laudus. Es tan sencillo como tener el asiento en Excel, marcar el rango, copiar, y poner \Edición\Pegar tabla en la pantalla de comprobantes en Laudus.

      Sin embargo, abrir una contabilidad con todos los saldos pendientes en un ERP no es tan sencillo como eso. Un ERP no es un software de contabilidad: en un ERP la contabilidad es una parte importante, pero no es el centro del software. Un ERP se basa en “transacciones” que son operaciones que suceden en la empresa, tales como facturas de ventas, asientos contables, cotizaciones, etc. Algunas generan contabilidad (una factura de ventas, por ejemplo) y otras no (una cotización, o una orden de compra).

      Por este motivo, lo mejor es ingresar los saldos pendientes como lo que son, facturas de ventas o de compras pendientes, por ejemplo. Es decir, lo mejor sería ingresar las facturas que están pendientes (sin generar contabilidad), para que así el ERP las reconozca como saldos pendientes de pago. Y una vez que están todas las cuentas pendientes, ingresar el asiento de apertura pero no desglosar el saldo pendiente de clientes y proveedores por RUT, sino sólo incluir una línea con el total pendiente.

      De esta manera, cuando se vayan cobrando-pagando las facturas pendientes (esta vez sí generando la contabilidad), se reducirán los saldos en la gestión del ERP y en la contabilidad, y todas las cifras serán consistentes.

    • Estimado Andrés, el formato para importar datos en Clientes, Productos, y Proveedores es libre, ya que el orden de las columnas se asigna después, como se indica en la entrada.

      Cuando se utiliza el método de “Pegar Tabla” el orden de las columnas tiene que ser el mismo que figura en la cuadrícula de Laudus.

      También se pueden pedir importaciones a medida para cualquiera de las entidades de Laudus, y ahí nos adaptamos al formato que nos suministra el cliente. Son desarrollo con costo, pero el cliente puede especificar los formatos y acciones a realizar, para así poder enlazar otros sistemas con Laudus.

    • Estimado Víctor, si lo que desea es importar archivos, se pueden importar desde Excel en Clientes, Proveedores, y Empleados mediante un importador (dando a ArchivoImportar). También puede cortar y pegar tablas enteras desde Excel mediante copiar y Pegar Tabla en muchas pantallas. Si desea incorporar archivos en cotizaciones, etc, puede crear campos personalizados tipo “Archivo”. Y también puede encargar importaciones a medida, aunque tiene un costo. Pero en cualquier caso no puede incorporar una carpeta, ya que una carpeta es una colección de archivos, y no un sólo archivo.

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