Cambios en el envío de DTE al SII y a los Clientes

Estimados usuarios, en las últimas semanas hemos estado mejorando notablemente el proceso de envío de las Facturas Electrónicas de ventas (en general todos los DTE) a revisión al SII y a los Clientes. Si no ha actualizado en marzo, es bueno que lo haga para aprovechar las nuevas ventajas.

Nuestra intención ha sido que el proceso sea más rápido, con menores posibilidades de error por parte del usuario, y con más información sobre situaciones de posible conflicto. Creemos que se acostumbrará pronto a las diferencias, y los comentarios de los usuarios que lo han probado han sido positivos. Los cambios han sido:

  • Al enviar la Factura Electrónica (DTE) al SII mediante el botón:
    Enviar DTE SII Software Facturación Electrónica
    obtenemos el número de envío (que suele ser casi instantáneo por parte del SII), pero no comprobamos el estado en el momento. No es importante consultar el estado en ese momento, ya que con el envío al SII es suficiente, y se ahorra mucho tiempo en el proceso (además el SII puede demorar desde segundos hasta horas en proveer del estado).
  • Al enviar el DTE en el paso anterior sí se envía en el mismo instante el DTE al cliente (si el cliente es emisor de facturas electrónicas) sin preguntar al usuario. Así evitamos una pantalla más de confirmación del envío, y además ahora más que nunca es importante enviar cuanto antes el DTE al cliente, debido a la nueva circular nº4 del SII.
  • Al final de este envío al SII y al cliente, se informa con un mensaje si ambas operaciones se han realizado, y el número de envío confirmado del SII. Si el cliente no es emisor (mensaje de la derecha abajo), se informa que no hace falta enviarle la factura por email.
    Envio Ok DTE Factura Electrónica          Envio Ok DTE Factura Electrónica Cliente no DTE
  • Laudus comprueba el estado de los DTE “en el fondo”, o cuando usted lo hace explícitamente en la pantalla de \Ventas\Facturas\Revisar DTE Pendientes. Pero ya no es necesario que lo haga en la segunda pantalla, puesto que si no lo hacemos por usted.
  • Cada vez que usted ingresa a la pantalla completa de Facturas de Ventas, Laudus comprueba si tiene DTE rechazados por el SII, o rechazados por su cliente (y que usted no haya emitido Nota de Crédito). Le informamos de ambas situaciones a corregir. En el caso de rechazo por el SII debe comunicarse con soporte de Laudus para comprobar el motivo.
    Pero si es su cliente quien le rechaza la Factura, no es competencia de Laudus, es una cuestión comercial entre usted y sus clientes. En teoría usted debería hacer Nota de Crédito, ya que “en teoría” el cliente no puede arrepentirse y aceptar una factura rechazada (vea la entrada sobre la nueva circular del SII al respecto). Informamos de estas facturas rechazadas durante 90 días.
  • Recuerde que sus clientes le pueden rechazar facturas pero sin enviarle el correo con el rechazo, sino hacerlo a través de la plataforma del SII. Debe ingresar a la misma para comprobar los rechazos.
  • Hemos eliminado la pantalla que salía al iniciar Laudus donde se exponían las respuestas de los clientes a nuestros DTE, por dos motivos: porque las comprobamos “en el fondo” y sólo avisamos de cuando rechazan (que realmente es lo que interesa), y segundo motivo porque ahora las respuestas son menos relevantes debido a la nueva plataforma de aceptaciones y rechazos del SII.
    Así hay menos pantallas, e informamos sólo de lo realmente relevante, sin distraer.
  • Cuando se ingresa a Laudus se comprueba la casilla de intercambio de DTE, y por lo tanto se bajan tanto las respuestas de clientes a nuestras facturas como las facturas de proveedores. El resto de los correos se descarta, ya que son spam o correo mal dirigido. Esta casilla, como dice el SII, debe servir única y exclusivamente para enviar y recibir Respuestas y Facturas Electrónicas.
  • Al ingresar a la pantalla de \Compras\Facturas, se informa de los correos recibidos que hay pendientes de importar:
    Mensaje importar DTE ERP
    El número de correos no tiene por qué ser igual al número de facturas a importar, ya que puede ser que:
    – El proveedor haya enviado la misma factura varias veces.
    – Usted ya haya ingresado la factura como un gasto, sin importarla, y en ese caso ya no la mostramos pendiente de importar.
    – El email contenga Guías u otros documentos electrónicos que no se importen.
  • Se ha corregido un error por el que podían quedar muchos DTE antiguos en la casilla de intercambio, y todos los días se comprobaban muchos correos antiguos y demoraba mucho tiempo. Ahora no deberían quedar correos en la casilla, y se perderá menos tiempo al abrir el sistema todos los días.
  • Se han agregado dos nuevas opciones para el envío de las Facturas a los clientes:
    Opciones-envío-DTE-Software-Facturación-Electrónica
    Con la primera opción “Enviar una copia de mis DTE a” se puede especificar una dirección de correo a donde se enviará una copia de cada factura que se envía a los clientes. Así se puede separar de las copias que se pueden enviar de los otros correos.
    La segunda opción es para decidir si se envía el PDF junto con el XML de cada factura. La mayoría de las empresas no envían los PDF porque quienes reciben las facturas son sistemas automáticos que los desechan. Y además demora más tiempo el envío de cada factura porque se tiene que generar el PDF y enviarlo en el correo. Pero sí hay clientes que les gusta enviar el PDF junto con el XML de cada factura.

Esperamos que con estos cambios se aceleren más los procesos, además de tener más información sobre posibles situaciones conflictivas y ayudar a resolverlas antes de que sea tarde.

 

20 comentarios

  1. Estimado

    Tengo dos problemas, tengo folios que me aparecen rechazados por error de firma y no logro enviarlos, aunque he intentado varias veces incluso borrando el folio de recepción de dte.
    El otro problema es que un cliente me rechazo una factura y debo anularla pero al tratar de emitir la nota de crédito no me lo permite diciendo que la factura esta rechazada, pero si o si debo anularla con nota de crédito, como la puedo emitir?

    • Estimada Soledad, con respecto a los folios que dice que tiene error de firma, debe revisar con soporte el problema (para enviarles el DTE firmado tal y como lo envía al SII o a un cliente).
      En cuanto a la factura que se encuentra rechazada por el cliente, Laudus sí le deja anularla con nota de crédito. De hecho, siempre que ingresa a la pantalla de facturas se comprueban aquellas facturas rechazadas por clientes y que todavía no se encuentran anuladas con nota de crédito. Es diferente si la factura la rechaza el SII, porque en ese caso es como si no se hubiera emitido, y esa factura no se puede anular porque nunca existió. Puede revisar con soporte el caso concreto, para ver si es un motivo u otro, y que le ayuden a regularizar la situación.

    • Estimada Mery, no sabemos bien a los que se refiere, pero intuimos que un cliente suyo le pide que envíe la factura a una casilla de correo diferente. Si es en Laudus, la casilla del cliente está en la ficha de cada cliente.
      En cuanto a lo que usted envía, efectivamente la factura legal es un XML. Si no maneja bien estos conceptos, debería programar una capacitación (si es en Laudus llame a nuestro teléfono principal 22 687 0100, o si es otro software llame a su proveedor).

  2. Estimados, tengo el siguiente probl. desde hace un mes…
    Me conecto al Servidor por escritorio remoto para usar licencia de Laudus,
    todo funcionaba bien….. pero ahora los clientes no estan recibiendo las fact. elect. desde
    laudus..

    No se actualizó nada en el Servidor (server 2012), el firewall está como siempre…
    y no hay nada bloqueado…

    se hizo pruebas en Herramientas – Opciones – Fact.Electronica – Email de intercambio
    en “Comprobar recepción” y arroja el siguiente error de conexión
    –> No se pudo conectar al servidor de correo de la casilla DTE.
    –> The specified operation has timed out

    desde ya les agradecemos su ayuda, ya que nuestros clientes no estan recibiendo
    sus facturas.

    • Estimado Gustavo, si le da ese error es que Laudus está intentando establecer comunicación con su servidor de salida de correo electrónico (servidor SMTP) y no obtiene respuesta. Por eso dice que la operación ha sobrepasado el tiempo de espera.

      Dado que el servidor es de ustedes, deben contactar con quien lo administra. Estas cuestiones a veces son sencillas de ver, y otras veces pueden llevar muchas horas. Debe comprobar si se está bloqueando a Laudus en el firewall, debe comprobar que el servidor SMTP sea accesible (haciendo por ejemplo un ping desde ese servidor), y debe comprobar si se pueden enviar correos desde ese computador (no vale un correo web, debe instalar un cliente de correo como Outlook, Thunderbird, o el que quiera, y configurar una cuenta de correo que envíe a través del servidor SMTP establecido).

      Recuerde que si configura la cuenta DTE en cualquier software de correo electrónico, después debe borrarla para que Laudus sea el único software que gestione esa cuenta de correo.

      Si un programa de correo no puede enviar correos desde ese servidor y a través del servidor SMTP establecido, deben revisar las causas, que van desde bloqueos del firewall a que esa IP de ustedes haya sido bloqueada por spam o cualquier otra causa (este último caso es más común de lo que cree). Y también puede ser porque el servidor SMTP no esté funcionando correctamente.

  3. Estimados:

    Cuando intento enviar el libro de ventas electrónico a través de Laudus, me indica existen DTEs pendientes de enviar al SII.
    Revisando este había sido recibido, situación que verifique incluso en el SII, sin embargo aparece dentro del listado de DTEs pendientes en el sistema.
    Intente reenviar el documento, pero no me lo permite, mostrando un mensaje en el que se me advierte no puedo enviarlo nuevamente para evitar rechazo.

    Al parecer debo actualizar el estado del documento, pero desconozco como proceder o que procedimiento realizar.

    De ante mano muchas gracias.

  4. Estimados,
    Cada vez que ingresamos a la pantalla Compras/Facturas aparece que queda un DTE pendiente de importar a pesar de no tener DTE pendiente en facturas de compras ni en guías de despacho ¿Qué se puede hacer para que deje de mostrar el aviso por este DTE?
    Muchas gracias

  5. Hola
    Como proveedor que emite factura electrónica desde un programa que no es el del SII como puedo saber que el cliente haya Modificado su Correo electrónico en la plataforma del SII,es decir que la casilla de correo antes utilizada fue modificada
    Es el cliente el que debe notificarme del cambio de dte ?

    • Estimada María, no sabemos cómo los harán el resto de los softwares, en nuestro ERP la lista se actualiza de manera automática para el usuario una vez al mes, de tal forma que no tengan que estar pendientes de estos cambios. En teoría sus clientes le deberían informar del cambio de casilla, pero nadie lo hace.

    • Estimada María:

      Laudus es uno de los pocos softwares que trabajan en linea con el SII, y si existe algún cambio lo modifica de inmediato, no así en tu caso.

      La única forma es que consultes en el SII y revises si existe algún cambio.

      Servicios online-> Factura electrónica -> Sistema facturación de mercado -> Consulta documentos tributarios electrónicos -> Consultar entre empresas relacionadas.
      (Te pedirá acceder con certificado digital)

      Ahí ingresas el RUT del cliente, y si es facturador electrónico te mostrará su información, al igual que el mail registrado en el SII.

      Saludos

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