Factura Electrónica

Laudus soporta de manera nativa la Factura Electrónica, además incorporando las exigencias de las empresas Mineras, así como las de otras empresas como el caso del Banco Santander.

¿Qué significa de “manera nativa”? Pues que no hace falta ninguna otra solución, ni un enlace a ningún servicio externo para enviar y gestionar Facturas Electrónicas.

En la práctica las ventajas de tener la Factura Electrónica “dentro” del sistema son:

  • Costo: no hay ningún cargo por cada DTE (Documento  Tributario Electrónico) emitido ni recibido. Las soluciones externas (que son la mayoría de las soluciones comercializadas) cobran una tarifa por cada DTE emitido (Facturas a clientes) como recibido (Facturas de proveedores). En Laudus no hay ningún cargo de este tipo, da igual emitir 50 que 1.000 facturas al mes.
  • Conveniencia: todas las funciones de Factura Electrónica están 100% integradas en Laudus, por lo que desde la misma pantalla de Facturas de Ventas se pueden enviar los documentos, además de consultar su estado frente al SII. También Laudus se ocupa de actualizar automáticamente los clientes y proveedores que son emisores electrónicos, y gestiona directamente la casilla de intercambio entre contribuyentes.
  • Rapidez de implementación: una vez obtenida la Resolución del SII que habilita a la empresa para emitir documentos electrónicos, nos demoramos unas pocas horas en que el cliente esté facturando electrónicamente al 100%. Nuestra experiencia en este sentido ha sido gratificante, ya que los beneficios se han visto desde el primer día de funcionamiento.La implementación de la Factura Electrónica tiene un costo de 490.000 pesos, y en Laudus nos encargamos de todo el proceso hasta la obtención de la Resolución, así como de la formación de los usuarios.

Tenga en cuenta que la Factura Electrónica va a ser obligatoria, tal y como explicamos en:
www.laudus.cl/blog/ley-de-factura-electronica/

Sí es importante señalar que es imprescindible mantener el contrato de soporte y actualizaciones activo para que funcione la Factura Electrónica. El valor del contrato no es alto (desde 9.500 por una licencia a 39.500 por 20 y más licencias) e incluye muchas ventajas. La exigencia es debido a que es la única forma que tenemos de asegurarnos que se tiene el sistema actualizado en el caso de cambios funcionales, que podemos prestar soporte si hay algún tipo de duda o problema en la facturación, y que se respalda la información fuera de las dependencias del cliente.

Teniendo en cuenta que no hay un impedimento tecnológico para la implementación (ya que Laudus esconde toda la complejidad del sistema), y que tampoco hay un costo asociado a cada DTE, en realidad es un paso lógico de tomar, ya que los ahorros para el cliente son cuantiosos:

  • Eliminación de costos de imprenta: es el mayor ahorro, y de por sí sólo justifica la implementación de la Factura Electrónica.
  • Permite pagar el IVA hasta el día 20. Eso significa 10 días más por mes, o 120 días al año -4 meses- de ahorro de financiación del IVA.
  • Ya no hay que ir físicamente a timbrar los documentos, lo que significa un ahorro en tiempo, y en molestias cuando no se puede facturar por carecer de documentos timbrados.
  • No hay que botar facturas timbradas y vencidas.
  • No hay que disponer de una impresora de matriz de punto dedicada a facturación, basta con una impresora de inyección de tinta o láser.
  • Eliminación de envío de documentos por correo privado. Si necesita que el cliente tenga urgente la Factura, se la puede enviar por email en formato PDF. Los ahorros por este concepto, en algunas empresas, son incluso mayores a los ahorros por eliminar documentos impresos.
  • Las Facturas Electrónicas se pueden imprimir cuantas veces se quiera. Con ello evitamos tener que “legalizar” las facturas en caso de extravío, y además se puede enviar a diferentes departamentos del cliente al mismo tiempo (por ejemplo, una copia con la mercadería y otra copia al departamento financiero para acelerar su gestión de cobro).Ya no podemos recibir la excusa de que se extravió la Factura, basta con enviarla inmediatamente de nuevo por correo electrónico.
  • Ahorro de tiempo en digitación de Facturas Electrónicas de Proveedores: Laudus importa directamente las Facturas Electrónicas de Proveedores, no hace falta digitarlas, con lo que además de disminuyen los posibles errores de digitación.
  • Hay una ventaja menos tangible, que es la mejora de la imagen de la empresa ante clientes y proveedores, ya proporciona una imagen más moderna, de avance tecnológico y de preocupación y mejora en los procesos y la gestión.

Si tiene más interés, puede preguntarnos (por teléfono al 2687 0100, por email en info@laudus.cl), y también puede revisar los siguientes documentos del SII:

  • Estudio-encuesta de la Cámara de Comercio de Santiago sobre la Factura Electrónica en Chile en 2008-2009.

    “El estudio se basó en la aplicación de una batería de encuestas dirigidas a los cuatro principales actores del sistema tributario nacional: la microempresa que utiliza el sistema de facturación gratuito del SII, las empresas contribuyentes que utilizan soluciones de facturación electrónica provistas por empresas privadas, los proveedores de software de factura electrónica, y finalmente a una población extensa de empresas que no utilizan facturación electrónica en la actualidad.”

  • Perspectivas de la Factura Electrónica en Chile: estudio más largo, también elaborado por la Cámara de Comercio de Santiago.
  • Resolución 45 del 1-Septiembre-2003, sobre las Normas y procedimientos de operación respecto de los Documentos Tributarios Electrónicos: es un buen resumen de los procedimientos sobre la Factura Electrónica.

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455 comentarios

  1. Buenas tardes
    Trato de acusar recibo de mercaderías para las facturas de compra recibidas, pero me dice algo así como ” NO SE PUEDE REGISTRAR UN EVENTO, DT PAGADO CONTADO “. Esto me sucede con facturas ingresadas con menos de 8 días y con más de 8 días. Consulta: Ya no debo acusar recibo, qué hago mal. Es necesario ingresar las facturas en forma manual, si éstas son electrónicas y están en el SII.
    Gracias por su respuesta.

    • Estimada Ana María, si ha leído las entradas del blog, hemos comentado que en las facturas que están pagadas al contado no se puede hacer acuse de recibo en la plataforma del SII porque se entienden recibidas (al estar pagadas en el momento). En ese caso, usted aprovecha el crédito de IVA en el mes de recepción, y el emisor no puede enviar la factura a factoring. Para marcar una factura como pagada al contado, lo debe hacer quien la emite, y que así conste en el XML enviado al SII. Los software ahora suelen tener estas opciones.

    • Estimado Juan Antonio, si la Nota de Crédito y la Nota de Débito fueron rechazadas, entonces debe quitarlas de su Libro de Ventas, es como si nunca se hubieran emitido. Esos folios puede marcarlos como nulos, y así presentar el Libro de Ventas. Pero debe pagar IVA por la factura original, ya que nunca se anuló (al no ser la Nota de Crédito válida).

  2. la pregunta es la siguiente:
    que ocurre con las facturas que fueron emitidas en julio y no alcanzaron a ingresar en el F29 del mes de julio, como se tratan estas facturas ahora en agosto (no aparecen en el registro de compras y ventas del sii, ya que fueron emitidas el 13 de julio y por ende se dan aceptadas en julio), las puedo ocupar como lo dice la ley declararla durante los 3 meses, o que pasa en estos casos.-

    • Estimado Juan Carlos, estamos tratando este tema con muchos comentarios en la entrada relativa al Registro de Compras y Ventas del Blog. En teoría si deberías poder ingresarlas en los dos periodos posteriores, pero de momento el SII sólo permite ingresar facturas no electrónicas. Esperamos que antes del 20 de agosto se informe de cómo agregar estas facturas retrasadas.

  3. buenas tardes, soy nuevo como usuario y un cliente me esta solicitando el re envio de una factura en formato XML el me comenta que tienen Softland.
    Que procedimiento debo hacer para realizar este proceso y pueda recibir en su correo el xml.
    Quedo atentos a sus comentarios.
    Saludos.

    • Estimado Pablo, simplemente desde la pantalla de Facturas de Ventas pinche en el icono de enviar por email. Si el receptor es electrónico, Laudus envía el XML y el PDF de nuevo a la casilla de intercambio de su cliente. La casilla de correo figura en la ficha del cliente (se puede actualizar a mano), pero Laudus las actualiza una vez al mes automáticamente.

  4. Genial, y si me referería a la factura electrónica, esos documentos tienen data del 2012, 2013 mi duda puntual es, esas normativas han sido o no actualizadas, los requisito para el llenado de datos en la factura electrónica son los mismos desde esas fechas?, según el sii en la ultima actualización para datos de la factura electrónica, que yo encontré, es del 2015, hay una mas reciente o no?.

    • Estimada Alice, la referencia a los documentos que le envié es la documentación oficial a día de hoy. El formato del DTE es una estructura que es muy raro que cambie. Desde el año 2003 que se publicó su primera especificación ha cambiado muy poco. Es lógico que cambie poco porque hay mucho software funcionando todos los días que depende de esta estructura.

  5. Hola, quisiera saber cuando fue la ultima fecha de actualización de los datos que debe consignar un contribuyente para emitir una factura electrónica.

    Estoy realizando un trabajo de investigación sobre ello, el último dato que encontré esta en el SII es del 2015 http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_0239.htm quisiera saber si aun ese esta en vigencia, o si hay requerimientos nuevos y no estoy enterada.

    Gracias por su valioso tiempo.

  6. saludos, primero que todo felicitarlos por el excelente blog, y quisiera consultar lo siguiente, se puede usar en primera instancia el software de facturacion gratuito del SII y despues cambiarse a uno de mercado, agradecere por la respuesta, muchas gracias.

    • Estimado Rodrigo, sí se puede. Es un paso muy normal: las empresas más pequeñas con pocas facturas comienzan con MiPyme (el software gratuito del SII), y a medida que se van haciendo más grandes y complejas cambian de software. Las ventajas de un software comercial son por ejemplo que incluyen procesos de cobros de las facturas, evitan doble digitación, el aspecto de la factura es más “profesional” (se puede personalizar con los colores y formatos que el cliente escoja), …

  7. por error se anulo una factura electrónica, colocando el tick que hay en la parte superior de la pantalla y nos dimos cuenta 2 días después de la situación, que se hace con ella?? ¿hay alguna manera de solucionarlo??

    Gracias.

    • Estimada Paulina, el acuse de recibo se eliminó, lo cual también es bueno puesto que no agregaba nada y generaba confusión. Ahora las facturas se entienden recibidas cuando las recibe el SII (lo cual tampoco es óptimo, puesto que nos obliga a estar pendiente de facturas que el proveedor puede no enviarnos).
      Las opciones ahora son:
      – Aceptar el documento
      – Emitir el recibo de mercaderías según ley 19.983 (que implica aceptar el documento)
      – Rechazar el documento (total o parcialmente)

        • Estimada Paulina, el acuse de recibo ya no existe, no se reemplaza con nada. Ahora puede aceptar o rechazar la factura, que es más lógico. En nuestra opinión incluso el recibo de mercaderías según ley 19983 pierde ahora mucha importancia, ya que igual a los 8 días la factura se da por aceptada/recibida según ley 19983, y se puede enviar a factoring. Tan sólo tiene validez para poder utilizar el crédito de IVA en las facturas emitidas desde el día 22 al 30 de cada mes (por los 8 días de plazo que da la ley para que queden aceptadas de facto).

          Y para aceptar el documento lo puede hacer desde la Plataforma del Servicio, o desde su software si ya lo actualizaron a las nuevas herramientas que publicó el Servicio.

  8. Hola, se emitió una factura de ventas electrónica con fecha 15.03.2017, pero el SII me indica que se encuentra rechazado por error de firma, se puede utilizar esa factura para declarar el Iva de Marzo 2017, o bien se debe emitir una nota de crédito con fecha de marzo para anular dicha factura, aunque ya existan notas de créditos con fecha de abril ?

    Atte.

  9. Estimado somos facturadores elecronicas y quisiera saber si emití la factura 1385 con fecha 3 de abril y luego la 1386 con 31 de marzo, puedo anular la factura 1385 con una nota de credito emitida el mismo 3 de abril y luego hacer la 1387 de reemplazo con fecha 31 de marzo????

    Quedo atenta a respuesta

  10. Estimados,

    Al ingresar a las facturas de compra, el sistema me arroja un mensaje que dice:” hay 5.185 correos electrónicos de proveedores con DTE pendientes de importar” y me sale que ingrese a Archivo/Importar.
    Pero en esa sección me salen facturas del año 2011-2012-2013. Como baje eses numero de correos?

    • Estimada Paulina, el mensaje inicial le informa del número de correos con facturas de proveedores pendientes. Al hacer \Archivo\Importar, se analizan si estas facturas ya están ingresadas en el sistema, y se eliminan los que no correspondan.

      Si después de ejecutar \Archivo\Importar todavía tiene facturas de años anteriores, es porque esas facturas no se han ingresado en el sistema, es decir, son facturas electrónicas de proveedores que no están en Laudus. Muchas veces es porque se ingresaron a mano (en vez de importarlas), y se marcaron como facturas normales en vez de electrónicas.

      En cualquier caso, puede borrar la factura para que ya no figure más (con el icono de borrar de arriba a la derecha en la pantalla de importación). Si nunca lo hizo le llevará más tiempo, pero es que este trabajo de importar facturas de proveedores se debería hacer de manera constante. La facturación electrónica obliga a las empresas a ser más constantes en la revisión de facturas de proveedores, así como en las respuestas que se les envían. Es un poco lata, pero es así. Lo bueno es que al importar las facturas, se dedica mucho menos tiempo y se evitan errores de digitación, es un ahorro, y mejora los procesos y la información de la empresa.

    • Estimada Denisse, en la pantalla de Gastos, puede elegir del menú de informes (flecha chicha a la derecha de “Vista Preliminar”) el informe “Factura Electrónica Original del Proveedor”. Si el proveedor le envió un PDF, entonces se muestra el PDF original. Si el proveedor sólo envió el XML, entonces se hace una simulación impresa de la factura, con un timbre válido.

      La factura que es válida ante el SII es el XML, que es el archivo de datos que va firmado digitalmente por su emisor. La factura electrónica impresa al SII no le vale de nada. La gente piensa que el timbre de la factura es una seña de validez, pero no es así. El timbre sólo contiene cierta información de la factura, pero no contiene por ejemplo si la factura se envió y aceptó por el SII. Se puede imprimir el timbre de una factura que todavía no se ha enviado al SII para validación.

    • Estimado/a, una Factura Electrónica tiene un límite de 60 artículos por factura, y un tamaño máximo de representación impresa de hoja tamaño Oficio. En una hoja Oficio no caben 60 artículos (en nuestra experiencia no caben más de 35 artículos aprox, 40 como mucho), por lo que el límite real lo marca el formato que haga, el tamaño de la letra, el espaciado interlineal, etc. Consulte con su proveedor de Factura Electrónica para editar el formato y que quepan los items que precisa.

  11. Estimados,
    a mediados de enero me inscribí como facturador electrónico gratuito en la pagina del SII, mi duda es si puedo utilizar el crédito de las facturas que recibí durante los primeros días del mes (enero) por parte de proveedores, ya que estas facturas no me registran en la pagina del SII y no pude darle el acuse de recibo correspondiente.
    Saludos .

  12. Estimados, Tengo una duda.

    En el mes de diciembre, por error se registro una factura de compra como boleta. Nos percatamos hace poco y el libro ya estaba cerrado Por lo cual se registro nuevamente en enero como factura para poder recuperar el IVA. Mi pregunta es, existe algún problema para la empresa que hayan 2 registros de ese tipo? Que pasa con la boleta que ya había registrado?

    Favor de su ayuda.

    • Estimada Paulina, está mal hacer la misma operación con dos documentos tributarios diferentes, Boleta y Factura en este caso. Para hacer la Factura, debería antes haberse anulado la Boleta con Nota de Crédito (o recuperando todos los ejemplares en el caso de boletas de papel).

  13. Estimados: Una pregunta, recibí una factura electrónica por la compra de activo fijo en diciembre la cual no declare, quería saber si habría alguna inconveniente con reconocerla en Enero.
    Quedo atenta a sus comentarios.
    Gracias

    • Estimado León, usted tiene 2 meses más para ingresar las Facturas de Proveedores (en el mismo mes de emisión y dos meses posteriores). Pero aprovecha el crédito de IVA en el mes que la ingresa (actualmente en el mes que uno acepta electrónicamente la factura).

  14. Estimados, quisiera saber como debe registrarse una liquidación factura que anula otra y por ende emitida con montos negativos, en los libros electrónicos, porque el SII me rechazo el libro de ventas por tener montos en negativo pero como reflejo el neteo de esa liquidación factura mal emitida y anulada???

    Muchas gracias por siempre contestar!.

    • Estimada Victoria, el SII permite valores negativos para las Liquidaciones Factura en los siguientes conceptos: “Monto Neto”, “Valor Neto Comisiones y Otros Cargos”, “Monto exento o no gravado”, “Valor Comisiones y Otros Cargos No Afectos o Exentos”, “Monto IVA”, “IVA Propio”, “IVA Terceros”, “IVA Comisiones y Otros Cargos” y “Monto Total”.

  15. Estimados, por favor podrían ayudarme, recibo facturas (33) de BAT Chile, con IVA Margen de Comercialización, mi duda es donde debiese registrar ese documento, en el libro de compra o de venta? y solo el monto NETO????

    Por favor su colaboración.

    Muchisimas gracias,

  16. Hola, tengo una duda para el ingreso de facturas electrónicas para Iansagro S.A. , ellos requieren datos incorporados en la sección de mineras. Debo ingresar Orden de Compra, opción existente, y debo ingresa Número de Atención, esa opción no está en la lista desplegable. Puede ser incorporada?

    Gracias

  17. Buenas tardes.
    En el caso de emitir una guía de despacho por 1000kg de un producto X, como puedo hacer una factura relacionada a esa guía pero con una cantidad menor a los 1000kg, por ejemplo (700kg), y en un tiempo más facturar los 300kg restantes.

    Gracias.

    • Estimado Ignacio, puede hacer la Factura por los 700 kg, y más tarde otra Factura por los 300 Kg restantes, pero ambas Facturas tienen que emitirse en el mismo mes que la Guía de Despacho. En el caso de ir a terminar el mes, si ha habido algún problema con los 300 Kg (por defectos o cualquier cuestión parecida), igual tiene que hacer Factura y Nota de Crédito. No puede dejar una Guía de Despacho sin facturar.

  18. Hola Laudus; tengo una duda, sucede que tengo una factura emitida en septiembre, ya perdi el credito fiscal, verdad? que se hace en esos casos, debe ir registrada en mi contabilidad, como? Gracias y los leo.

    • Estimada Angélica, si la factura del proveedor está emitida en septiembre, está a tiempo para ingresarla en el Libro de Compras de Noviembre y utilizar el crédito fiscal de la misma. Y cuando no se puede aprovechar el crédito fiscal, el IVA pasa a ser un costo y contablemente se suele agregar al costo de la mercadería (se activa primero, y se lleva a costo cuando se vende o a final del periodo cuando se contabiliza el costo de las mercaderías vendidas).

  19. Hola, quisiera saber si pueden ayudarme,hace tres meses partió mi empresa de transporte de carga, hace 5 días me inscribí para ser facturador electrónico . tengo la duda respecto a como declarar las facturas del petroleo y aceite y como ponerlas en los libros de compra electrónicos, y también quería saber si puedo declarar el iva hasta el 20 o no?

    • Estimado Juan, si tiene dudas sobre cómo declarar las Facturas de petróleo, lo mejor es que le asesore su contador, para no cometer errores en los impuestos. La forma de ingresarlos depende de su software.
      En cuanto al IVA, efectivamente al ser emisor de Factura Electrónica tiene hasta el día 20 de cada mes para presentar el F29 y pagar el IVA.

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