Conciliación de Compras y Ventas

Estimados usuarios/as, hoy vamos a explicar una pantalla de la última actualización que es importante, porque permite conciliar en nuestro Software de Contabilidad la información de Compras y Ventas con aquella que tiene el SII en el Registro de Compras y Ventas (y que sirve de base para el F29).

Recuerde que éste es el primer paso que comentábamos en nuestra entrada de “Proceso mensual para cerrar Compras y Ventas“.

Problema

Al cambiar el SII el sistema de cálculo y confección del F29 y la consiguiente liquidación de IVA, ahora es el SII quien realiza la mayor parte del registro de los movimientos de IVA. Eso puede parecer una ventaja, y así es en muchos casos. Pero tiene una desventaja para el uso que hace de su ERP: ahora ya no es necesario tener la información de compras al día.

Así es. Las Ventas siempre estarán al día, porque es usted quien emite las facturas, y si no lo hace no vende, y no cobra. Imposible no tenerlas al día.
Sin embargo con las Compras no sucede lo mismo, y si el SII le muestra todos los registros, ya no es necesario tener el software al día para calcular y presentar el IVA. Al menos es lo que parece. Y es lo que estamos empezando a observar en nuestros usuarios.

Por lo tanto, se va a extender la costumbre de no tener actualizadas las Compras en los ERP, y eso sí es un problema. Además hemos visto que pocas empresas están enviando los archivos CSV de resumen y/o caracterización de Compras, además de los de ventas en los casos que se precise.

El problema de no tener los datos conciliados con lo que tiene el SII es que su contabilidad no es correcta, y no está al día.

Solución

Revisar todos los movimientos del SII y del software, y conciliarlos, es una tarea ardua si se hace a mano. Por ello hemos agregado una nueva pantalla que permite conciliar dichos movimientos en unos pocos segundos, accediendo en el menú:

Menú conciliación Compras Ventas

Los permisos para acceder a este menú son los mismos que para la Conciliación Bancaria. Las partes de la pantalla son:

Conciliación Compras - Ventas

Y los pasos para utilizarla son los siguientes:

  1. Seleccione arriba a la izquierda si quiere conciliar Compras o Ventas.
  2. Seleccione el mes a conciliar.
  3. Cargue la información del SII. Para ello, debe ingresar primero a la página del Servicio, y acceder al Registro de Compras y Ventas. Una vez allí, descárguese los archivos de Detalle de Compras y de Ventas (un archivo para cada uno) pinchando en el botón:Descargar Detalle Registro Compras Ventas
    Una vez que se ha descargado el archivo en su computador, haga click en “Cargar CSV del SII” para seleccionar el archivo que acaba de bajarse del SII.
  4. Al cargar la información, se analizan las diferencias con respecto a lo que tiene ingresado en Laudus, y se muestran sólo las filas con errores. si desea ver todas las filas, no seleccione la casilla de arriba “Mostrar solo documentos con error”.

Si usted está utilizando Laudus en una sesión remota, no podrá cargar el archivo CSV que se ha bajado en su computador. En ese caso, deberá copiar el contenido del archivo del SII en el portapapeles, y después pegarlo en Laudus presionando el botón “Cargar del Portapapeles”. Para copiar el contenido del archivo del SII en el portapapeles, abra el CSV con Excel, seleccione todo el rango (incluyendo los títulos), y cópielo:

Copiar Archivo CSV Registro de Compras y Ventas

Después vaya a Laudus, y haga click en el botón mencionado. Se cargará la información, y se analizará para mostrar las diferencias.

Ejemplos de los mensajes de error que se pueden mostrar son:

  • Documento no figura en Laudus: la factura está en el SII, pero usted todavía no la ha ingresado a Laudus.
  • Documento está en otro mes en Laudus (MM/AAAA): la factura del SII sí está en Laudus, pero está registrada con otro mes de Libros.
  • Documento no está presente en el SII en este mes: el documento está ingresado en Laudus en ese mes, pero no en el SII (puede que esté en el SII pero en otro mes).
  • El total no coincide: el total del documento registrado en el SII no coincide con el total en Laudus.
  • La fecha no coincide: la fecha de emisión del documento registrado en el SII no coincide con la fecha en Laudus.

Si tiene abierta esta pantalla, y va corriendo al mismo tiempo los datos en la pantalla de Compras (por ejemplo), al volver a esta pantalla puede pinchar en el botón “Comparar” para volver a analizar las diferencias sin necesidad de cargar de nuevo los datos del SII.

Esta conciliación se debería hacer todos los meses previo a presentar el F29, y no obtener ninguna diferencia. Si deja el trabajo para más tarde, es muy posible que haya errores y su contabilidad no refleje todos los gastos e ingresos de manera correcta.

Con estos cambios hay usuarios y contadores que piensan que ahora hay que hacer menos trabajo, pero no es así. Ahora, y cada vez más, la labor del contador es más importante; tal vez deba ingresar menos datos, pero tiene que hacer más auditorías sobre los datos y la exactitud de los mismos (sin hablar de la reforma fiscal que exige tener conocimientos más complejos que antes).

22 comentarios

  1. Estimados Amigos Laudus, buenos días.

    El fin de semana traté de hacer la conciliación de Compras, sin embargo Laudus reclama que el formato no es el correcto, ya había hecho el proceso con meses anteriores, por lo que presumo el SII volvió a cambiar el formato, qué hay que hacer?. Revisé si hay nueva actualización Laudus y estamos al día con la versión 2017.11.1

    Quedo atento a comentarios,

    Buen dia

    Rodrigo.

  2. Estimados Amigos Laudus, antes que todo, Felicitaciones y muchas gracias. Acabod e descubrir la opción y es muy buena, sin embargo, bajé el archivo CSV de Detalle de Compras desdeel SII y Laudus me alega que “La estructura del archivo a importar no es la correcta, o ha cambiado el formato del archivo del SII”. No me extrañaría que el SII haya cambiado formato sin avisarle a nadie..
    Espero comentarios,
    Saludos

    • Estimado Rodrigo, es cierto, el SII ha cambiado el formato del archivo, ya que ha agregado una columna con la razón social. Todavía no lo hemos anunciado en el blog, porque hay otros cambios que hemos ingresado y estamos esperando a tener en nuestros servidores.
      Pero la última actualización ya incluye este cambio (sólo debe actualizar su versión de Laudus).

      Si no quiere actualizar ahora, lo que puede hacer es abrir el archivo CSV en Excel, eliminar la columna con la “Razón Social”, copiar el rango e importarlo en Laudus mediante la opción “Pegar desde el Portapapeles”

  3. En realidad no me gusta el nuevo sistema de registro, ya que yo aceptaba las facturas en el ERP para actualizar mi libro de compras, pero al momento de cuadrarlo con el SII hay facturas que aparecen en otro mes y no puedo usarlas cuando corresponden por que debo aceptar los documentos directamente en la página de ellos.

    • Estimada Andrea, en teoría el sistema ahora es más exacto a la hora de incluir una factura en un mes u otro. El SII tiene toda la información en el caso de Facturas Electrónicas, la fecha de emisión, cuándo se envió al SII, y cuándo el cliente hizo el acuse de recibo.

  4. Muy bueno el artículo, ahora yo tengo una duda, el mes pasado mi contador (hasta hace unos pocos días), realizó de forma manual el libro de compra, lo cuál los montos no coincidían con el registro de compras de SII, el problema es que él envío el libro, lo cual me apareció un error (woo8, algo así) que dice que hay una incongruencia entre lo que yo declaré (f29) y lo que él envio cómo tal en el libro , intenté hacer una carga masiva de la factura con la extensión.csv y al adjuntar me arroja un error 500, por favor me podrían orientar. Muchas gracias

    • Estimada Elizabeth, enviar el Libro de Compras ahora no sirve de nada. El SII no procesa los Libros de Compras desde de agosto-2017. Se pueden enviar Libros anteriores, pero no posteriores. Nosotros mantenemos los Libros de Compras para poder enviar los anteriores, y porque no sabemos a ciencia cierta si la declaración de IVA de este último semestre habrá que presentarla o no (dado que incluye julio). Según la norma no hay que presentarla a partir de ahora, pero no dice nada de la que incluye el periodo de julio-2017.

      Por lo tanto, debe revisar bien qué se declaró en el F29, y hacer ajustes a la declaración en caso de necesitarse.

  5. Tengo un problema….
    El SII caducó los folios de los documentos timbrados hasta el 2013 el 30-06-2017….con posterioridad un supermercado emitió facturas, envío los xml y entregó las facturas en PDF y en papel con timbre, con folios caducados..
    Al hacer la validación me encontré con que esas facturas no eran válidas y no habían sido recibidas en el SII….después de un áspera conversación se dieron cuenta lo que había pasado y solos emitieron las facturas, con las mismas fechas y en nuevas facturas.
    Pero luego volvieron a emitir otra en un folio caducado y sólo la anularon y me ha sido imposible que alguien me solucione el problema, porque estoy perdiendo el IVA y además no me sirve la factura como medio de prueba del gasto.
    ¿Qué hago?
    Pregunté al SII y dicen que primera vez que saben de algo así, hice un reclamo y aun no tengo respuesta…y en el Supermercado no hay una jefatura visible para exigir la emisión de la factura, todos eluden responsabilidad.

    • Estimada Violeta, las primeras facturas que emitió el supermercado con folios caducados no sirven, es como si nunca hubieran sido emitidas. Pero si después las emitieron con folios no caducados, entonces estas segundas facturas sí son válidas. Con respecto a la tercera factura con folios caducados, efectivamente tampoco es válida, y no sirve como gasto fiscal ni para recuperar crédito de IVA.

      El problema con las grandes empresas es que es imposible contactar con nadie del departamento de finanzas, por ejemplo para que reenvíen una factura electrónica, o cualquier detalle de facturación. Pero su caso es más grave. Si ya pagó esa factura inválida, y no la emiten de nuevo, desconocemos otra vía que no fuese la judicial para reclamar la factura. No sabemos si ante el SII se puede hacer algo.

      • Muchas gracias por la respuesta.
        Hace una semana hice un reclamo en el SII, pero no hay respuesta.
        Así que ahora haré una denuncia en el SII, porque si bien es cierto hubo una caducidad en los folios y que fue masivo, este Supermercado anuló la factura caducada pero no volvió a emitirla, lo que provoca una elusión de impuestos, nosotros les pagamos la factura que incluye ese IVA.

        Quiero darles las gracias por la ayuda que nos dan y por mantenerse actualizados.

        Un abrazo.

  6. Pingback: Proceso mensual para cerrar Compras y Ventas - El Blog de Laudus ERP

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