Éste es un proceso que suele complicar a más de una empresa. ¿Qué debo hacer cuando el cliente no me recibe la Guía de Despacho completamente, y el camión se viene de vuelta con parte de la mercadería?
Antes de indicar qué hacer, es importante señalar que la Guía de Despacho (cuando es por Venta y no por Traslado o Consignación) sustituye plenamente a la Factura, y acredita la venta realizada. Por este motivo, la Guía de Despacho y la Factura deben coincidir totalmente, tal y como se deduce del artículo 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
Pero cuando hay recepción parcial de mercaderías, y tal y como dice el SII en el Oficio 2825 de 1982, se pueden separar 3 casos:
- El cliente decide no recepcionar parte de las mercaderías: en este caso es el cliente quien debe emitir Guía de Despacho, la cual será el respaldo del traslado de las mercaderías devueltas, y que se adjuntará a la copia de la Guía inicial.
En la Guía que va a elaborar el cliente, que no es una Guía de ventas, se debe especificar el motivo de la devolución, el número y fecha de la Guía original, y las mercaderías devueltas individualizadas.
En este caso, sólo se facturan los items efectivamente recibidos por el cliente, pero es importante mantener siempre juntas tanto la Guía del despacho inicial, como la Guía que el cliente nos emitió a nosotros con la devolución. Esto puede complicar bastante la operativa de ciertos negocios que suelen emitir Guías por muchos productos, de los cuales el cliente elige in-situ sólo algunos. Y no hay solución sencilla, ya que legalmente las mercaderías deben viajar en el camión con una Guía de Despacho, y la Guía del despacho inicial no es válida para el traslado de vuelta de las mismas. - Se emite una Guía de Despacho en las oficinas centrales, pero después desde la bodega no se despachan todas las mercaderías indicadas en la Guía inicial.
Se produce cuando se emite la Guía en la oficina, y el camión después va a la bodega a recoger y despachar los artículos; pero al llegar a la bodega, se da cuenta que faltan algunos, o que no se pueden despachar otros.
Pues bien, el SII es claro: en este caso, hay que volver a la oficina y emitir de nuevo una Guía de Despacho por lo que efectivamente se vaya a despachar. Este caso hoy en día es fácil de solucionar, ya que es sencillo mantener un sistema computacional en línea que permita emitir las Guías de Despacho desde la bodega o desde la oficina central.
Es más, con la Guía de Despacho Electrónica es todavía más fácil, ya que incluso la oficina podría emitir de nuevo la Guía y enviar el PDF para ser impreso desde la bodega. En 1982 suponía un problema, pero hoy en día es más trivial este caso. - Cuando el cliente recibe las mercaderías que acompaña la Guía, se establece que hay una merma, por lo que se recibe menor cantidad y/o precio.
Estamos frente un problema con dos versiones: que la merma implique menor cantidad, o que signifique que se va a facturar la misma cantidad pero a un menor precio. La solución es la misma, hay que facturar todo el contenido de la Guía, y a continuación emitir Nota de Crédito por la merma.
En el caso que la merma haya sido una cantidad menor, la Nota de Crédito es por devolución (sólo se indican las unidades devueltas, al precio original); y si la merma implica sólo un menor valor, la Nota de Crédito es por descuento (se indican todas las unidades, y en el precio unitario sólo el descuento a efectuar). Recuerde que en Laudus puede indicar por cada producto de las Notas de Crédito si es por devolución o descuento, y es importante a efectos del stock, ya que las Notas de Crédito por descuento no afectan a los movimientos de stock, sólo a la rentabilidad de las ventas:
Hola,
¿Cómo se puede ajustar el saldo pendiente de entrega de un pedido cuando existen diferencias entre lo enviado y recepcionado debido a que las características del producto genera diferencias (ej. evaporación impacta en el peso del producto)? Dado que en la práctica la recepción fue total y por lo tanto no se requiere una guía de despacho desde el cliente.
Estimado Ignacio, es un caso complejo, ya que no es bueno ni tocar la cantidad que el cliente pidió, y tampoco la que se facturó definitivamente. En estos casos, lo mejor es que en el Pedido marque el producto como «Archivado», para que Laudus no lo tenga en cuenta en las estadísticas de Pedidos no entregados, y tampoco en el resto de procesos de Pedidos por entregar.
Hola, quisiera saber si es legal realizar un descuento a una factura tomando solo una guia de despacho de devolucion de mermas sin existir la nota de credito ??
Estimada Keren, si el descuento no figura expresamente en la factura, entonces se debe hacer con nota de crédito. No es suficiente con una guía de despacho.
hola buenos dias una consulta como puedo anular una guia de despacho solo de traslado
Estimada Priscila, si es una Guía manual, debe recuperar la copia que entregó al cliente y anularla como se ha hecho siempre. Si no tiene la copia, no puede anularla. Y si es una Guía electrónica de traslado, no puede anularla, pero tampoco es un problema, porque no tiene consecuencias fiscales. Para que el stock cuadre, simplemente realice un ingreso en la bodega por los items que salieron con la Guía, o realice una Guía de traslado de vuelta de los materiales a su bodega.
Si fuese una Guía de Despacho de venta (en vez de traslado), tendría que facturarla y realizar nota de crédito.
Si se me olvido emitir la factura de una guía de despacho electrónica dentro del plazo legal. Que debo hacer?
Estimada Lorena, en ese caso creemos que habría que emitir factura y realizar declaración rectificatoria del F29 ya presentado. Pero su contador es quien mejor puede realizar estos trámites.
¿Se puede continuar emitiendo guías manuales después del 1°-08-2016?
Estimado Raúl, las Guías y Boletas no es obligatorio que sean electrónicas, se pueden seguir emitiendo manuales a partir de agosto. Sin embargo, si ya tiene el software y los procedimientos, es mejor emitirlas electrónicas, porque es más barato, y porque el proceso es más eficiente. Desde nuestro punto de vista, son todo ventajas (una vez que uno tiene el software).
Hola, como puedo reimprimir una guía de despacho normal? ya que me indica que ya fue impresa y no me permite reimprimir, gracias, excelente blog
Estimado Isaias, es así porque en teoría las Guías de Despacho no se pueden reimprimir. Pero si por alguna razón necesita volver a hacerlo, puede desbloquearla en HerramientasMantenimientoDesbloquear Guías y Facturas
Hola, con respecto a estos temas, ha variado en algo al existir la facturación electronica??
Estimado/a, tal y como indicamos en la entrada, sólo cambia en el segundo caso, ya que es más fácil volver a emitir la Guía por los items realmente transportados (y se puede enviar la Guía en PDF para ser imprimida en bodega).
En los otros casos no cambia mucho con la Facturación Electrónica.