Libro Inventario y Balance

El Libro de Inventario y Balances es un resumen de los activos físicos de la empresa (mercaderías y activos fijos principalmente), así como de las deudas pendientes (deudores y acreedores). En las deudas pendientes se deberían detallar todos los préstamos, tanto a corto como a largo plazo.

Si se fija no es un Libro en el sentido estricto de la palabra, no tiene un formato definido, ya que son varios documentos de diferentes formatos, puesto que cada item a detallar tiene sus peculiaridades. En las Mercaderías es importante la cantidad y precio unitario; en los Activos Fijos se debería detallar valor inicial, año de adquisición, valor depreciado, …; en los créditos y préstamos contraídos se debería poner el plazo, tipo de interés, …; y en las deudas por el giro (de clientes, proveedores y otros) se debe poner el análisis de cuentas.

Como se puede ver, no se puede poner todo en un mismo formato, son varias fuentes agrupadas en lo que se llama Libro de Inventarios Balance. De hecho, el SII así lo dice en su pregunta frecuente 001.012.5707.001:

Pregunta Frequente SIIzoom

Es un detalle de los bienes y deudas. Y este detalle es diferente dependiendo del tipo (mercaderías, activos fijos, deudas comerciales, préstamos con entidades financieras, …).

En otra pregunta frecuente, la 001.012.5425.002, referente también al formato, tenemos:

Formato Activo Fijo en el Libro Inventario Balancezoom

Lo importante de esta pregunta, es que hace referencia a un apartado del Libro Inventario Balance, es decir, admite que hay diferentes forma de mostrar la información según los diferentes items de estos Libros. Para revisar el Código Tributario haga clikc aquí.

Muchos usuarios nos han preguntado por qué no incluimos un Libro Inventario Balance estándar como un informe más en el software. Y la razón es por lo que hemos expuesto antes. En Laudus se pueden obtener los diferentes informes de todos estos tipos por separado, e imprimirlos, y así es como operamos. De hecho es más cómodo en cierto sentido, ya que te permite en las Mercaderías poner el detalle según uno quiera (por familias, producto, …), lo que la mayoría de la gente lo hace en Excel para manejar mejor la información y dar detalle al SII sólo de lo que es relevante mostrar. Un informe automático podría poner información de más o de menos, o en un formato no adecuado para la empresa en cuestión.

Tengamos en cuenta el tamaño de la empresa sí es importante. No es lo mismo hacer un resumen de la situación de una micro empresa que factura 20 millones al año, a una empresa que factura 2.000 millones. En general, cuanto más grandes son la empresas más hay que trabajar los informes anuales, ya que hay más intereses en juego y suelen ser empresas más complejas, con más líneas de productos y servicios, más volumen de información, más detalle, etc.
Y no se puede incluir un formato en el software que sea válido para todas las empresas. Cada una debe tomar la información adecuada, y clasificada según sus particularidades. Aunque algunos apartados son más estándar (deudas comerciales, por ejemplo), otros son mucho más específicos (las Mercaderías es el típico ejemplo).

El concepto de Libro de Inventario Balance típico es bastante antiguo, y en general un poco en desuso, y suele ser más común lo que hemos comentado antes, mostrar la información detallada según tipo de activo o pasivo. No hay una norma escrita de cómo hacerlo, simplemente se dice que hay que detallar los bienes y deudas. No es como en el caso de los Libros Diario, Mayor y Balance, que sí tienen un formato bastante estándar.

Y aprovechando la moda de la globalización, incluimos un documento que viene al caso del Colegio de Contadores de Colombia. Ya sabemos que son dos países diferentes, pero el concepto es lo que queremos destacar (y además hay que agradecer que cada vez las diferencias de contabilización entre los países se van reduciendo):

Sea lo primero mencionar que el Decreto 2521 de 1950, conocido como antiguo Código de Comercio consideraba en el artículo 148 que “Al abrir su giro, toda Sociedad Anónima hará en el libro de Inventarios y balances una descripción exacta y completa de todos sus bienes, muebles e inmuebles, créditos activos y pasivos.

En este libro se asentarán periódicamente los balances de cada ejercicio, comprendiendo en ellos además de los activos, las deudas vencidas o pendientes a la fecha del cierre de los mismos balances, bajo la responsabilidad que se establece en las disposiciones sobre quiebras”.

La consideración anterior no se tiene expresa actualmente, por cuanto la legislación comercial vigente contempla en el artículo 49 que “Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.

No es que no haya que hacer el Libro de Inventario y Balance, es que no es un Libro en el sentido estricto de la palabra (como el Libro Mayor), es una colección de informes agrupados bajo un mismo “Libro”. Por eso lo que hay que hacer es simplemente detallar los bienes y las deudas que vienen contempladas en los Libros Contables. En la práctica significa adjuntar a final de año el Inventario Físico, el detalle de Activos Fijos, el Análisis de las cuentas de deudas (por el giro de la empresa y otra financiación), y otra información oportuna que varía en función del giro y actividad de cada empresa.

21 comentarios

    • Estimada Ano, este Libro lo exige el SII como parte de los libros exigibles de su contabilidad, al igual que el Libro Diario, el Mayor, y Balance. Los Libros de Compras y Ventas también formaban parte de los Libros exigibles, pero ahora ya fueron sustituidos por el Registro de Compras y Ventas. Consulte a su contador por la información que exige el SII.

    • Estimado/a, son muy diferentes. El Libro Inventario Balance incluye el detalle de los activos y pasivos pormenorizado. Por ejemplo, todos los activos fijos individualizados, con su depreciación acumulada (en el Balance General no están los activos fijos individualizados); o el detalle de las mercaderías en stock; o detalle de los créditos en cartera o comprometidos, …..

  1. Señores buenas noches,
    tengo una duda bueno en la empresa que trabajo no están regularizado los libros por lo cual el 21-08-2009 hicieron legalizar pero solo 200 folios. la empresa se dedica a construcción entonces según los ingresos de los periodos 2007,2008 y 2009 no superan 150 UIT. en los periodos 2010 al 2013 no superan los 1700 UIT y en los periodos 2014 hacia adelante supera los 1700 UIT por lo cual yo estuve pensando como hacer alcanzar los folios entonces y aplicar de acuerdo a los ingresos y los topes y imprimir los libros obligados a llevar lo cual quería saber si estoy en lo correcto o no
    espero su ayuda gracias de antemano

    • Gracias Carolina. Desde el punto de vista del software y la información, a nosotros nos resulta complejo hacer un único informe que recoja elementos tan diversos como un stock de mercadería, un activo fijo, o una deuda a 10 años. Cada activo tiene una naturaleza diferente, y tiene elementos relevantes muy diferentes. En la mercadería puede ser la unidad de medida, o la caducidad; en un activo fijo el tiempo de depreciación, o el capital depreciado; en una deuda el tiempo, tipo de amortización, tipo de interés, …
      Y reflejar todo esto en un único informe es simplificar mucho la realidad.

  2. Hola, disculpen por revivir el tema pero tengo una duda con la emision del libro mayor. Al realizar un cierre y apertura y emitir un libro mayor el año siguiente al mes de enero, este arroja todas las cuentas de gasto del año anterior con saldo “0”, hay alguna forma de que se pueda emitir su aparicion para que el libro solo salga con las cuentas de gastos que se hayan movido en el año del libro?

    • Estimado Sergio, al realizar un cierre del ejercicio se regularizan todas las cuentas de ingresos y egresos, cuyo saldo debe ser cero a final de año (el saldo total va a la cuenta de pérdidas o utilidades del ejercicio. Hay una opción para sacar las cuentas con saldo cero, y otra opción para las cuentas con saldo cero pero con movimientos.

  3. Estimados Señores,

    Referente al tema mencionado en los párrafos anteriores:

    El libro de Inventarios y Balances es el respaldo del Balance Tributario confeccionado anualmente por los contadores ya que es el que muestra el detalle de las partidas de Inventario (activo y pasivo) en sus saldos, esto según el Código de Comercio en su Art. 29 donde menciona:

    “Art. 29. Al abrir su giro, todo comerciante hará en el libro de balances una enunciación estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos activos y pasivos.

    Al fin de cada año formará en este mismo libro un balance general de todos sus negocios, bajo las responsabilidades que se establecen en el Libro IV de este Código.”

    Y en Código Tributario anteriormente citado, también se despliega la necesitad de presentar dicho respaldo:

    “Artículo 20.- Queda prohibido a los contadores proceder a la confección de balances que deban presentarse al Servicio, extrayendo los datos de simples borradores, y firmarlos sin cerrar al mismo tiempo el libro de inventarios y balances.”

    Como en esta sección se menciona la no existencia de un formato definido dentro del marco legal establecido, se pude determinar que con el simple hecho de detallar cada una de las partidas contables antes mencionadas con sus respectivos respaldos bastaría para mantener la información tributaria solicitada como se menciona en el siguiente link del sii

    http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_3518.htm

    Saludos

    • Estimada Patricia,

      el fondo del asunto es que el Libro Inventario:

      • No es un Libro estructurado en sí, tal y como lo son el Diario, Mayor y Balance Tributario, que tienen un formato bastante estándar. Es más bien una colección de “informes” o mini-libros que recogen el detalle de los activos y deudas.
      • El formato es libre, tan sólo debe ajustarse a prácticas contables adecuadas, de modo que se refleje la identificación y valoración de los componentes.

      En este sentido nosotros defendemos que es mejor utilizar un formato específico para las diferentes partidas del Activo y deudas (Activos fijos, Deudas del giro, Préstamos con entidades financieras, Mercaderías, etc), que utilizar un mismo formato estándar para todas. Por eso preferimos no hacer un formato único, sino ofrecer la información en diferentes informes ad-hoc.

      Adolecemos de un exceso de formalidad-burocracia, y por eso hay muchos contadores y/o usuarios que buscan y discuten sobre un formato “legal” del Libro Inventario Balances, cuando en realidad no lo hay, tan sólo la necesidad de detallar la composición de una forma “adecuada, de modo que se refleje la identificación y valoración” según dice el SII.

      Y estos formatos muchas veces dependen de la realidad, giro y actividad de cada empresa.

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