Estimados/as usuarios/as,
una de las ventajas poco comentadas de la Factura Electrónica es la posibilidad de importar las facturas de proveedores. Siempre se habla de los ahorros de costos de impresión, mejora de procesos, etc, pero pocas veces de lo cómodo que es poder importar las facturas de proveedores. Con ello ahorramos tiempo de digitación, y evitamos errores en la misma.
Ya hemos sacado alguna entrada en el blog relativa a este tema, sobre cómo responder a una factura de un proveedor, la casilla de intercambio de información entre contribuyentes, u otras mejoras anteriores en la importación de facturas.
Dado que el volumen de facturas electrónicas de proveedores que recibimos cada vez es mayor, nos hemos visto obligados a mejorar esta importación para recoger este incremento de información.
La nueva pantalla y su funcionamiento son como sigue:
Ahora, al ingresar en ComprasGastos, y elegir la opción ArchivoImportar, revisamos todos los correos pendientes y se incluyen en la zona 1 de la imagen. En esta cuadrícula se muestran todas las facturas pendientes de importar. Al revisar las facturas, se comprueba todas las que ya han sido ingresadas anteriormente, para no mostrarlas ahora (o facturas de proveedores que se han enviado varias veces).
Con estas facturas podemos hacer dos acciones: importarlas una a una (zona 2 de la imagen), o enviarles respuesta a todas o sólo algunas (zona 3 de la imagen).
Enviar respuesta: para saber más del tipo de respuesta, vaya a la entrada sobre cómo responder a una factura de un proveedor. En esta zona ahora puede seleccionar primero todas las facturas, o sólo alguna de ellas, para enviar en bloque la misma respuesta a las facturas seleccionadas. De esta manera se ahorra tiempo. Recuerde que el usuario debe tener certificado digital, ya que las respuestas siempre van firmadas.
Importar Factura: el proceso es igual que antes, se importa sólo la factura seleccionada. No permitimos que se hagan importaciones en bloque porque la importación de los datos de una factura es un proceso delicado. Hay que elegir bien ciertas variables, como tipo de descuento de IVA si aplica, centros de costos, cuentas contables, etc. No es un proceso como para hacer en bloque sin supervisión individual.
Si ha recibido alguna factura en los últimos minutos, y no le figura, puede pulsar el botón de arriba a la izquierda para recibir los correos y comprobar facturas de compras.
Adicionalmente, también hemos habilitado un botón en la pantalla de Gastos para poder enviar una respuesta a una factura una vez que se ha importado:
De esta forma, si se ha olvidado, o desea enviar una respuesta de confirmación (después del acuse de recibo), puede hacerlo.