Estimado/a usuario/a, como ya sabrá a estas alturas, a partir de esta declaración de IVA (periodo tributario de agosto cuyo F29 se paga ahora el 20 de septiembre) ya no hay Libros de Compras y Ventas. En su lugar está el Registro de Compras y Ventas, que está centralizado y gestionado por el SII. Puede leer más haciendo click aquí donde lo explicamos con más profundidad.
En esta entrada vamos a explicar cómo completar el Registro de Compras y Ventas de manera masiva con archivos CSV, y cómo hacerlo en Laudus ERP.
El Registro de Compras y Ventas se alimenta automáticamente con los documentos electrónicos emitidos por las empresas. Una factura electrónica de ventas figura en las ventas del emisor, y en la compras del cliente especificado en la factura. Dado que la gran mayoría de las Facturas del país son electrónicas, casi todo el Registro se genera de manera automática.
Pero hay cierta información que no se tiene de manera automática, como las facturas de papel, o la forma de aplicar la proporcionalidad del IVA en las facturas recibidas de proveedores. Esta información se puede ingresar de forma manual en la página del Servicio, o generar un archivo CSV que contenga toda la información y subir el archivo.
La información adicional que precisa el SII se compone de 4 archivos, dos para ventas y dos para compras. Para cargar esta información, debe acceder a la «carga masiva de complementos» pinchando en el botón de abajo a la derecha en la página del Servicio:
Los 4 archivos para completar la información son:
- VENTAS, documentos de «papel»: son las facturas, notas de crédito, etc manuales, no electrónicos. Para cada documento se incluyen hasta 40 conceptos diferentes. La información técnica de cómo rellenar esta información la puede obtener haciendo click aquí. Cuando usted informa de una factura de papel, igual su cliente debe ingresarla en la información de sus compras mediante facturas no electrónicas.
La forma de acceder se explica paso a paso en el manual del SII aquí, pero se hace 1 eligiendo el archivo a cargar y después 2 pulsando en el botón:
- VENTAS, resumen de boletas: se informa del total de cada tipo de documento, no de cada documento por separado. Se informan tanto boletas manuales como electrónicas, exentas y afectas, además de los vales de tarjetas, pasajes (viajes) nacionales e internacionales sin factura, y otros documentos especificados. Puede acceder al instructivo aquí, y se hace igual que en el ejemplo mostrado arriba, siguiendo los dos pasos:
- COMPRAS, documentos de «papel»: son los documentos no electrónicos recibos de proveedores. Como se ha indicado antes, el hecho de que el proveedor lo haya informado no exime de que uno lo informe también. El SII seguramente cruce las dos informaciones para que no haya errores de digitación o parecidos. Aquí dispone del instructivo técnico, donde se detallan los 28 conceptos por cada documento que hay que informar.
Al igual que en las ventas, la forma de acceder se explica paso a paso en el manual del SII aquí, y se hace 1 eligiendo el archivo a cargar y después 2 pulsando en el botón:
- COMPRAS, caracterización o modificación del tipo de compra: hablamos de «caracterización» porque es el término que utilizó el SII al comienzo, y que figura en varios lugares. Básicamente consiste en clasificar todas las facturas electrónicas recibidas de proveedores, para decir si son del giro, de supermercados, activos fijos, compras de bienes raíces, si el IVA se utilizará completo o será de uso común (proporcionalidad del IVA solo en empresas que vendan afecto y exento) o no se utilizará, o si la factura no se incluye porque no procede.
El instructivo técnico lo puede descargar aquí, el manual de navegación del SII aquí, y la opción para subir el archivo es:
Estos archivos se pueden subir varias veces, pueden contener cada uno unas pocas facturas. Lo normal es tener toda la información, pero si prefiere ir subiendo a lo largo del mes y ver los resultados, lo puede hacer así.
Y no hay forma automática de poder subirlos desde el software como en el caso de los Libros de Compras y Ventas, ya que de momento todavía no hay un web service para que las casas de software puedan realizar esta subida, lo debe hacer el usuario desde la página del Servicio.
En Laudus ERP ya tenemos todos los 4 archivos disponibles (desde la versión 2017.9.2). Es sencillo, sólo un paso, ya que para crearlos debe ir a la pantalla de Informes del menú de Herramientas, y elegir cualquiera de los 4 informes disponibles:
Elija el mes y año, y haga doble click. Se generará el archivo CSV correspondiente, y se dejará por defecto en la carpeta de Libros de la carpeta DTE. También le ofrecerá la opción de enviar por email, por si desea enviárselo a su casilla desde el servidor remoto.
Esperamos que la información le haya sido útil, y esperamos sus comentarios. Tengan en cuenta que este tema es muy nuevo, y por cualquier problema o diferencia de información que crean que han encontrado en los archivos generados por Laudus, pueden contactar con soporte.