Éste es el primer set de opciones para configurar las ventas en general.
•Bodega por defecto: seleccione una bodega que será elegida por defecto al hacer nuevos documentos que impliquen movimiento de bodega (Guías y Facturas de compras y ventas, Inventarios, Transformaciones, ...).
•Decimales Cantidades: establece el número de decimales mostrados en la columna de cantidades en las pantallas de ventas.
•Decimales Precios: establece el número de decimales mostrados en los precios unitarios de venta.
•Decimales Tipo de Cambio: establece el número de decimales empleados en el Tipo de Cambio.
•Preguntar trazado cuando haya --- o más productos: cuando se hacen documentos de ventas a partir de otros (por ejemplo una Factura a partir de un Pedido), cuando hay pocos productos Laudus no pregunta nada y pasa todos los productos de golpe. Pero cuando hay muchos productos a veces es cómodo que Laudus le pregunte cuáles de ellos desea facturar, y elegir los mismos. Con esta opción puede especificar a partir de cuántos productos Laudus le pregunta, mostrándole la pantalla con los productos para que los seleccione.
•Obtener T/C: Obtiene el tipo de cambio de forma automática para la moneda de cada movimiento, si es que ha ingresado este tipo de cambio en la pantalla de Monedas para el día del movimiento. Por ejemplo, si pone en la pantalla de Monedas el tipo de cambio del US$ para hoy, todos los movimientos que se hagan con fecha de hoy en dólares tomarán este tipo de cambio de manera automática. Esta opción también afecta a las compras y a los comprobantes contables.
•Mostrar IVA: si muestra o no la columna del IVA en la pantalla de facturas. A no ser que tenga una buena razón, no muestre esta columna para evitar errores, y deje que Laudus calcule el IVA de manera automática.
•Bloquear información de vendedores: si marca esta casilla sólo permitirá ver a cada vendedor su información en la pantalla de vendedores (el vendedor y el usuario deben llamarse igual).
•Agregar Facturas a Gestión de cobranza: si se agregan o no las facturas nuevas automáticamente a la última gestión de cobranza pendiente del cliente.
Si un cliente tiene abierta una gestión de cobranza, en ciertas ocasiones parece lógico que las nuevas facturas se agreguen a esta gestión. Depende de cómo gestione la empresa la cobranza y los términos con los clientes, ya que también se puede entender que las nuevas facturas tendrán vencimientos posteriores, y por lo tanto su cobranza se realizará más tarde.
•Bloquear descuentos: permite o no aplicar descuentos a los productos. Si bloquea los descuentos, la columna de descuentos de todo el ciclo de ventas no será modificable.
•Poner diferencia de precios como descuento: usted puede cambiar el neto total de un producto para hacer un descuento (el neto total es la cantidad x precio unitario). Al cambiar el neto total se recalcula el precio unitario, para que las cifras concuerden. Si está habilitada esta casilla, en vez de cambiar el precio unitario se aplicará un descuento. También tendrá este comportamiento en el caso de que al aplicar una lista de precios el precio unitario de la lista de precios no coincida con el precio unitario de la ficha del producto.
En muchos casos es bueno tener el descuento en vez de un cambio en el precio unitario para conocer el volumen total de descuentos que se están haciendo. En las estadísticas de ventas se muestran las columnas de descuentos totales para revisar esta evolución.
•Avisar si el número de serie no existe: a la hora de ingresar los números de serie de los productos, el sistema avisará si existe o no dicho número de serie, es decir si antes se compró y está en stock. Si se marca esta casilla, se agregará un pequeño retardo al tener que comprobar Laudus la historia de cada número de serie.
•Mostrar si los productos son facturables: esta opción es sólo para las Guías de Despacho, y debe activarse sólo en casos excepcionales. Muestra una columna adicional en la que se puede indicar qué productos son facturables, y cuáles no.
Todas las Guías de Despacho de ventas se tienen que facturar en el mes que se realizan (el plazo límite es el día 5 del mes siguiente, pero siempre las Facturas deben tener fecha del mes de la Guía). El hecho de no facturar las Guías es tomado como fraude de IVA.
Sólo en casos excepcionales (debe consultar con su contador) hay algunos productos que se no se facturan, como cuando son rechazados directamente por el cliente algunos productos del total despachado sin aceptar la Guía, y sin existir Guía de devolución por parte del cliente.
En el resto de los casos, lo habitual de cuando se devuelven algunos productos de las Guías es facturar la Guía completa, y después hacer Nota de Crédito por la devolución.
•Comisiones por Productos: si se muestra una columna en la pantalla de Facturas indicando la comisión a aplicar para cada línea de detalle de la factura. Lo más normal es aplicar una comisión en el total de la factura (el porcentaje de comisión se especifica en la casilla al lado del vendedor), pero si su empresa aplica diferentes comisiones por línea de detalle, así las podrá especificar.
•Centro de Costo por productos: si se muestra una columna para poder especificar Centros de Costos diferentes por cada línea de detalle.
•Mostrar Distribuidores: si se muestran los distribuidores, tanto en el menú de ventas como los desplegables en cada documento de ventas. Si usted no utiliza distribuidores, así se simplifica el interfaz de la aplicación, y no se muestran datos ni casillas innecesarios.
•Mostrar Listas de precios: si se muestran los desplegables y el menú de Listas de Precios, al igual que el punto anterior con los Distribuidores.
•Forzar a ingresar Bodegas: si Laudus exige que se especifique una Bodega para cada documento que implique movimiento de stock (Guías y Facturas de compras y ventas, Inventarios, Salidas e Ingresos a Bodega, Traslados de Bodega, Transformaciones, y Respuestos en el Servicio Técnico). Esta opción afecta a más áreas aparte de las ventas.
•Agrupar productos al facturar: agrupa los productos que sean iguales dentro del conjunto de Guías que forman la factura, evitando así tener varias líneas de un mismo producto en la factura.
Los productos no se agruparán (aún teniendo marcada esta opción) en los siguientes casos:
•Si los productos son iguales pero tienen precios diferentes.
•Si los productos tienen descripción libre pero son distintas.
•Si tienen campos personalizados con contenido diferente.
•Avisar si el Lote no existe: si se activa esta casilla, Laudus comprobará si el Lote asignado en un movimiento existe dentro de los lotes creados en la pantalla de Lotes.
Se pueden especificar Lotes que no se hayan ingresado en la pantalla de Lotes. El hecho de ingresar aquí primero los lotes es para poderles asignar fechas de vencimiento y características personalizadas.
•Permitir clientes con el mismo RUT: Si se permite tener 2 o mas clientes con el mismo RUT, esto es utilizado cuando el cliente tiene varios locales y en los datos de facturación debe ir la dirección especifica.