Estimados usuarios, el título de esta entrada esta es una pregunta que de vez en cuando nos hacían en soporte, pero que últimamente es más recurrente. Vamos a ir de adelante a atrás, explicando primero por qué es más recurrente ahora en el software, y después dar el detalle de por qué puede pasar en términos generales.
¿Por qué desde hace unos meses tengo más clientes que no reciben el XML de la Factura Electrónica?
Empezamos por el final, para aquellos usuarios que tienen el problema, y no desean leer el post hasta el final (no les culpamos por ello 🙂 ). Estos meses ha sido más recurrente debido a una actualización del formato del XML que hizo el SII en Mayo, para incorporar dos nuevas etiquetas, una para el «Tipo de Transacción de Venta», y la otra para la «Sugerencia de Tipo de Transacción de Compra».
Cuando cambia el formato del XML es porque se hace un esquema nuevo. El esquema define cómo tiene que ser el XML. Si el XML no se adecua al esquema, sale el famoso «Error de Schema».
Nosotros en Laudus hicimos los cambios para incorporar las nuevas etiquetas del SII a principios de junio. De esta manera, si las Facturas Electrónicas de Laudus (los XML) se comparan con el viejo esquema, la validación fallará. Hay que utilizar el nuevo esquema. Por este motivo, si el software que recibe la Factura Electrónica no se ha actualizado, y compara el XML de Laudus con el viejo esquema, la rechazará. Y el usuario de ese software ni sabrá que la factura llegó, porque el software la filtra como inválida.
¿Por qué no salen entonces todas las Facturas que envía Laudus rechazadas? Para empezar porque algunos softwares ya se han actualizado. Y segundo porque no todos los softwares hacen la comparación con el esquema. De hecho, es mejor comprobar en el SII si la Factura es válida que comprobar el esquema, ya que el SII siempre hace esa validación.
En Laudus lo hacemos así, si el SII la da como válida, nosotros también, y en ese caso no comparamos con el esquema.
Es decir, en estos meses, si su cliente no ha recibido el XML de Laudus, lo más normal es porque el software de su cliente no ha sido actualizado. Y por lo general, cuanto más grande la empresa más tiempo demoran en actualizar los sistemas.
Razones por las que un cliente puede no recibir la Factura Electrónica
Ahora vamos a intentar explicar cómo funciona el envío del XML, para ver otras razones por las que el XML no se recibe. El XML de la Factura Electrónica se envía por email en Laudus al ser aceptada por el SII. Y Laudus guarda la fecha-hora del envío de la Factura, que se muestra en la información de DTE de cada Factura. Y, adicionalmente, se puede enviar la Factura a un cliente desde la pantalla de Facturas, pinchando en «Enviar por email».
El email no es el medio más seguro para enviar un archivo. No sólo porque el protocolo no tiene cifrado y la información se puede ver por alguien que la intercepte, sino porque no hay forma de saber si la otra persona recibió el correo.
Cuando enviamos un correo electrónico, componemos el mensaje en nuestro software, y se conecta siempre a un servidor de envío de correos. Este servidor se suele llamar SMTP que son las siglas en inglés del protocolo utilizado para enviar correos: Simple Mail Transfer Protocol. Siempre tiene haber un servidor de nuestra parte para enviar el correo a la contraparte, nosotros no nos podemos poner en comunicación directamente con el servidor del cliente. Este servidor puede estar en nuestra empresa, o ser externo (por ejemplo, una cuenta de Gmail).
Nuestro servidor de envío de correos se pone en comunicación con el servidor de nuestro cliente. Tiene que haber un servidor por cada parte. El servidor de nuestro cliente recibe el correo, y lo almacena para que nuestro cliente lo pueda revisar. El software de nuestro cliente puede utilizar el protocolo POP o IMAP para leer ese correo. Si es POP, cuando lee el correo del servidor, lo copia en su disco duro, y lo borra del servidor. Si es IMAP, simplemente lo lee del servidor, pero nunca se borra de él. Ambos protocolos tienen sus ventajas e inconvenientes.
¿Por qué mi cliente puede entonces no recibir la Factura que yo le he enviado?
- Porque Laudus no envió la Factura: es muy difícil. No nos creemos infalibles, sería muy prepotente de nuestra parte. Pero es que es realmente difícil. Si Laudus le dice que el correo se envió correctamente es porque el servidor SMTP nos envió un mensaje de vuelta diciendo que estaba todo ok, que el correo había sido bien recibido por el servidor.
- Porque el servidor SMTP no envió la factura: el problema es que la mayoría de las veces no lo sabemos, porque el servidor SMTP no suele estar donde nuestros clientes. Si lo estuviese, es fácil saber si envió el mensaje o no, ya que tiene el registro. Si no lo envía no es un problema de Internet, suele ser un problema de filtros de Spam, etc. Sucede con servicios tipo Gmail, Yahoo, etc, que si consideran que se está enviando spam lo bloquean (por ejemplo si nuestra IP desde donde enviamos el mensaje está catalogada en un servicio de spam).
- Porque el servidor POP/IMAP de nuestro cliente no recibe o procese el mensaje: esto es más probable, pero no porque falle el servidor, sino por las reglas que tienen configuradas. Así, puede que la IP de nuestro servidor SMTP esté bloqueada, que cataloguen el XML ó PDF de la Factura Electrónica como potencial riesgo, o como publicidad, etc. Es más común en servicios como Gmail, por lo que siempre recomendamos no utilizar este tipo de servicios para las casillas de intercambio de DTE.
- Que el software de mi cliente no procese el XML: lo hemos visto en el caso de arriba, porque el software no está actualizado y nuestra factura no pasa el filtro del «esquema». En ese caso podemos intentar enviarle el XML a otra casilla de correo.
- Que la casilla de intercambio de DTE del cliente haya cambiado durante el mes: en Laudus actualizamos automáticamente las direcciones de correo de los clientes una vez al mes, para que estén al día con la información que tiene el SII. Si su cliente cambia de dirección durante el mes, entonces lo que debe hacer es actualizar esa nueva dirección en la ficha del cliente (donde dice «Correo DTE»).
Por favor, si tiene dudas adicionales sobre los envíos o recepción de correos, déjenos un comentario o consulte con soporte para obtener soporte en línea (para usuarios registrados).