A partir de la última actualización 2016.2.12 hemos incorporado la capacidad para realizar facturación recurrente – periódica.
Esta facturación se refiere a aquellas facturas que se realizan siempre igual y a intervalos regulares de tiempo. Un ejemplo típico son los contratos de mantenimiento, o las cuotas de un club. De esta forma no hace falta llevar un sistema aparte, y se simplifica mucho la labor en los días de facturación.
Para poder comenzar a utilizarlo, lo primero que hay que hacer es habilitarlo en los permisos del grupo de usuarios que lo vaya a implementar, en HerramientasSeguridadGrupos:
Una vez habilitado, cuando ingrese el usuario de nuevo en Laudus, se obtendrán 2 nuevos items en el menú de facturación:
Las dos opciones realizan las siguientes funciones:
Facturas Recurrentes – Periódicas: en esta pantalla se definen aquellas facturas que se van a generar en bloque. Sólo se definen cómo son, los datos que van a incluir, y la frecuencia, pero no se realiza ninguna factura real hasta el siguiente paso.
La Descripción es un texto que nos dé una indicación sobre esta factura recurrente. Puede ser el nombre del cliente, número de contrato, etc. No es obligatoria, ya que lo más identificativo es el cliente.
Las Categorías se pueden personalizar (hacer click con el botón derecho para agregar nuevas categorías), y nos permitirán después filtrar mejor las facturas a generar.
Todos los datos de la izquierda de la pantalla son aquellos que se pueden indicar para cuando se haga la factura finalmente, son los típicos datos que podemos indicar en una factura.
Y la Frecuencia es cada cuánto tiempo queremos que se genere la factura. Puede ser semanal, mensual o anual. También se puede establecer semestral, quincenal, diaria, trimestral, … como veremos ahora.
Cuando se elije semanal, se pueden indicar qué días de la semana se va a generar la factura. Si queremos que sea facturación todos los días de la semana menos fines de semana, se pueden marcar las casillas de lunes a viernes.
Si la frecuencia es mensual, se pueden elegir también qué días del mes se van a generar las facturas. Si se quiere una facturación quincenal, se puede indicar por ejemplo que se generen facturas el día 1 y 15 de cada mes. O también se podría hacer una facturación semanal, indicando que se facture cada dos semanas en vez de cada semana.
Para una frecuencia semestral, lo que debemos hacer es elegir frecuencia mensual, e indicar que se facture cada 6 meses.
En una facturación anual, sólo podemos elegir un día para facturar, el día y mes en que queremos que se genere la factura.
Hay que especificar la fecha desde la que se va a comenzar la facturación, cada cuántos se periodos se va a facturar (lo más habitual es escoger cada semana, mes, etc, pero sirve para hacer facturaciones más complejas como hemos visto antes), y hasta cuándo vamos a facturar.
A la hora de escoger la fecha límite (hasta cuándo se facturará), podemos decir que no haya fecha límite (siempre), especificar una fecha límite, o especificar que se generarán un número X de facturas. Por ejemplo, comenzar a facturar ahora cada mes, durante 24 meses (y a los 24 meses ya no se generará más este tipo de factura a este cliente).
Una vez que hemos definido todas las facturas que se van a generar a qué clientes, cuando queramos que se hagan las facturas vamos a la siguiente opción del menú:
Generar Facturas Recurrentes: al elegir este menú, obtenemos un asistente que nos va a guiar para la generación de las facturas correspondientes. Lo primero que hay que escoger es la fecha a la que se va a facturar:
La fecha es muy importante porque va a determinar qué facturas se escojan para ser generadas. Laudus recorre todas las facturas recurrentes definidas y selecciona aquellas que se tenían que haber facturado antes del día indicado.
Por ejemplo, si a un cliente le teníamos que facturar todos los meses, pero cada mes le hemos dejado fuera de la facturación (ya que en el paso siguiente se pueden escoger qué facturas generar), entonces cada nuevo mes se mostrarán todas las facturas que no se han generado. De esta forma Laudus puede gestionar que no se «olviden» facturas por hacer. Si no se quiere seguir facturando a un cliente, lo que hay que hacer el discontinuar esa factura recurrente.
En el siguiente paso, se muestran todas las facturas, y se permite seleccionar cuáles se van a crear:
Por último, cuando se está seguro de las facturas a generar, en el último paso se permite indicar el tipo de documento que se va a generar (Factura normal o exenta, Boleta normal o exenta, y Electrónicas o no), y si se quiere por ejemplo asignar todas las facturas a un centro de costo o bodega diferentes.
En las estadísticas de ventas tiene una estadística que resume todas las facturas recurrentes-periódicas que se han generado en Laudus, por meses, para poder controlar mejor qué es lo que se ha facturado mediante este método de generación masiva de facturas.