Como ya hemos explicado anteriormente, hay empresas que exigen consideraciones especiales en el formato de Factura Electrónica (por ejemplo las mineras). Pues bien, a la lista de empresas se ha unido en los últimos meses Walmart, que está comenzando a exigir a sus proveedores algunos cambios y validaciones especiales en los XML que se envían con las Facturas Electrónicas.
El formato de archivo XML que contiene una Factura Electrónica lo definió el SII, y no permite variaciones en las etiquetas que lo forman, es decir, no es una especificación abierta que pueda ser modificada por las empresas. Sin embargo, sí hay ciertas secciones que permiten diferentes presentaciones (por ejemplo, se permite decir si el código del producto que se envía es un código de barras EAN13, o un código interno).
Por este motivo, sin necesidad de salirse de la especificación del SII, las empresas pueden exigir que el XML que se les envía tenga ciertas consideraciones especiales. El caso más conocido es el de las mineras, pero también lo exigen CCU, Enersis, Banco de Santander, y ahora Walmart.
Para que los cambios tengan efecto, deberá adquirir el módulo de Factura para Empresas Especiales. A partir de entonces, hay que definir su código de proveedor de Walmart, los códigos de los productos, y los códigos de los locales de Walmart:
- Código de proveedor de Walmart (lo que llaman Vendor Number y es un código asignado por Walmart): deberá especificarlo en las opciones de la empresa, y debe tener 9 dígitos:
- Códigos de barra de los productos: se especifican en la ficha de los productos (menú de Producción), y Walmart permite utilizar los códigos de barra estándar EAN13 de 13 dígitos, o los códigos internos Walmart de 9 dígitos. Laudus automáticamente lee si el código tiene 13 ó 9 dígitos e informa a Walmart si es uno u otro (ya que hay que poner una etiqueta diferente a cada tipo).
- Códigos GLN de los locales de Walmart: estos códigos GLN (Global Location Number) son códigos que se asignan a nivel mundial para indentificar geográficamente a organizaciones legales, unidades funcionales y locaciones físicas. Los administra en Chile la organización www.gs1chile.org
Se comenzaron a asignar con la plataforma ComercioNET, y por lo tanto son los códigos que están en esta casilla de cada cliente (es un código de 13 dígitos):
La tabla de códigos GLN de los locales de Walmart la puede descargar aquí.
Una vez configurados todos los códigos exigidos por Walmart, Laudus hace las siguientes comprobaciones con cada factura que se emite a Walmart (identificada cuando se hace una Factura Electrónica a los RUT de Walmart Chile Comercial, y de Ekono S.A.):
- La fecha de la factura no puede ser posterior al día de hoy, ni tener más de 15 días de antigüedad.
- En el XML nuestra razón social se limita a 35 caracteres.
- Se comprueba nuestro código de vendedor (que tenga 9 dígitos).
- Se comprueba el código GLN del local Walmart de entrega (que tenga los 13 dígitos).
- Se cumplen los requisitos de totales, neto, IVA, dirección, y otros.
- Se comprueba el código de cada producto, si tiene 13 dígitos se toma como EAN13, y si tiene 9 como código de Walmart. Otros se rechazan.
- La unidad de medida se reduce a las pedidas por Walmart.
- No se permite más de una Orden de Compra por cada Factura.
- El número de la Orden de Compra debe tener 10 dígitos.