Una característica importante de la Facturación Electrónica es el poder importar sin digitar las Facturas de Proveedores. Mucha gente centra su atención sólo en la parte de ventas, ya que es donde más ahorros se producen. Pero hay ciertas eficiencias en los procesos de compra que son también importantes.
En Laudus, las Facturas Electrónicas de Proveedores se pueden importar directamente desde el XML que envía el proveedor. Para hacerlo, basta con seleccionar ArchivoImportar desde la pantalla de Gastos:
Una vez que abrimos la pantalla de importación, podemos importar una Factura Electrónica desde un archivo, o desde un mensaje de nuestro correo de intercambio (que Laudus se encarga de recoger automáticamente).
En este post nos vamos a concentrar en los tipos de respuesta que se pueden dar al proveedor, ya que es una pregunta frecuente que suele surgir entre los usuarios.
Tenga en cuenta que es obligatorio dar una respuesta a la recepción de un DTE (Documento Tributario Electrónico), aunque sea para rechazar el mismo. Por eso en el proceso de postulación a la Factura Electrónica el SII comprueba que su empresa es capaz de responder a un envío de la manera establecida en las normas de funcionamiento.
Las respuestas posibles las encuentra aquí:
Es importante señalar que cualquier respuesta va firmada digitalmente (con el certificado digital del usuario que elabora la respuesta), por lo que el usuario que recibe las Facturas de Compras debe obtener su Certificado Digital. Las respuestas posibles serían:
- Acuse de Recibo del Envío:
Da cuenta del estado de recepción de un envío. Un envío de un proveedor puede contener varias Facturas (varios DTE), aunque lo más habitual es que sólo contenga una.
Con esta respuesta, simplemente se está diciendo que se recibió el envío. No implica aceptación ni rechazo de los DTE que van dentro del envío, sólo se dice que se recepcionó bien. Si el envío es erróneo (por ejemplo el RUT no es el de nuestra empresa), entonces Laudus elabora una respuesta de envío erróneo. - Recibo de Mercaderías-Servicios según Ley 19.983:
Es el equivalente electrónico a la firma que se hace físicamente cuando se recepciona una factura en el recuadro donde dice «Nombre – RUT – Fecha – Recinto». Es para que el proveedor pueda ceder el crédito de la Factura (Factoring por lo general), según la ley 19.983 sobre mérito ejecutivo de la factura. Por eso se muestra la casilla donde ingresar el Recinto (si no hay ningún recinto, agregar con el botón derecho del mouse).
Al enviar esta respuesta el proveedor la puede utilizar para hacer el Factoring del DTE.
Y también es fundamental para la empresa, ya que es obligatorio emitir este tipo de respuesta para poder hacer uso del crédito de IVA. - Aceptación-Rechazo de los DTE del envío:
Con el «Acuse de Recibo» simplemente se está diciendo que se recibió el envío que trae dentro los DTE, pero no se dice nada si se aceptan o no. Con la Aceptación-Rechazo se está aceptando o rechazando formalmente la Factura. Como las respuestas van firmadas digitalmente, no se puede después negar la evidencia, hay un registro formal de que se aceptó o rechazó el documento.Como ya se ha comentado, dentro de un envío se pueden tener varios DTE (Facturas, Notas de Crédito, …), aunque casi siempre sólo se envía uno. Por eso, en la lista de «Facturas del Envío» sólo suele haber una.
Y por lo mismo, el estado de Aceptación-Rechazo del DTE va en cada línea, para poderlo hacer por separado en el caso de haber varios:
- Aceptado OK: el DTE se acepta formalmente tal y como ha sido enviado.
- Aceptado con discrepancias: el DTE se acepta, pero hay algún tipo de reparo. El motivo del reparo se debe señalar en la casilla correspondiente. Un reparo significa que se acepta el DTE, pero que hay alguna situación que sería bueno corregir (por ejemplo que la Orden de Compra no corresponde).
- Rechazado: se rechaza el DTE. El motivo del rechazo puede ser por forma (el DTE incluido en el envío tiene un RUT incorrecto, por ejemplo), o porque directamente no se acepta comercialmente la Factura (por ejemplo porque las condiciones no son las pactadas).
En el caso de rechazo, hay que especificar el motivo del mismo en la casilla correspondiente. Como dice el SII: «En caso de realizarse un rechazo de acuerdo a lo indicado en la Ley N°19.983, sobre mérito ejecutivo de la factura, se deberá señalar expresa y claramente el motivo de rechazo en esta glosa, haciendo referencia al N° de Ley mencionada.« - No Incluir en respuesta: en el caso de que se incluyan varios DTE en un envío, se puede, por ejemplo, aceptar unos, rechazar otros, y no enviar respuesta de aceptación-rechazo sobre alguno en concreto.
Lo más cómodo es siempre enviar la respuesta de «Acuse de Recibo», con lo cual se cumple el procedimiento de Facturación Electrónica e Intercambio de Información entre Contribuyentes, y nos queda tiempo para aceptar o rechazar el DTE si procede.
De hecho, si no se envía después una aceptación formal, no es tan importante, ya que entra en juego la aceptación implícita pasados los plazos sin que se rechace la Factura. Sí es importante enviar la respuesta de rechazo en el caso de rechazo de la misma, para que quede constancia.
En la práctica, hay veces que la casilla del proveedor, la casilla a la que se envía la respuesta, está llena o tiene problemas. Aunque parezca mentira sucede más de lo que sería deseable, y con proveedores grandes.
En estos casos puede hacer dos cosas: volver a enviar la respuesta, o simplemente guardar el mensaje que muestra el error del envío de nuestro mensaje (suele ser un mensaje del servidor de correo del proveedor). Nosotros recomendamos tomar la segunda medida, ya que si la casilla da problemas es muy probable que el segundo envío resulte también rechazado.