Cuando selecciona la opción de importar Facturas de Proveedores desde un Archivo o el Portapapeles, Laudus muestra el Asistente para la importación de Facturas de Proveedores.
La información debe estar en un archivo CSV (texto separado por punto y coma). Si se ubica la información en el Portapapeles, entonces se puede copiar desde un archivo CSV, o desde Excel también (que para la mayoría de los usuarios es más cómodo). La estructura del archivo o el Excel es la misma, y las columnas se detallan más abajo.
Los pasos del asistente son los siguientes:
Introducción al Asistente: se muestra información general y del formato que tiene que tener el archivo. Contiene dos botones que le permiten crear los títulos necesarios, para que le sea más fácil comenzar (si está en los servidores de Laudus no podrá acceder a la opción de "Crear una Hoja de ejemplo"). Para su comodidad, puede bajarse un archivo de Excel con las columnas necesarias desde aquí.
En el Tipo de Documento hay que poner el número con el que el SII identifica a los documentos. Los principales documentos son:
•30 Factura en papel
•33 Factura Electrónica
•32 Factura Exenta en papel
•34 Factura Exenta Electrónica
•60 Nota de Crédito en papel
•61 Nota de Crédito Electrónica
•55 Nota de Débito en papel
•56 Nota de Débito Electrónica
La columna de Utilización de IVA indica cómo se va a utilizar el crédito de IVA en el caso de haber proporcionalidad de IVA (porque existan ventas afectas y exentas). Los posibles valores son:
•T Se va utilizar todo el crédito de IVA (porque la Factura va destinada 100% a ventas afectas)
•N No se va a utilizar el crédito de IVA (porque la Factura va destinada 100% a ventas exentas)
•U Se aplicará la proporcionalidad al crédito de IVA (uso común)
El siguiente paso es determinar el Archivo CSV o la fuente del Portapapeles:
Por defecto se señala la opción de un Archivo, y se deja elegir el archivo a importar. Pero existen además las opciones de pegar el contenido desde el Portapapeles, ya sea en formato texto (se ha pegado copiado al Portapapeles desde un CSV) o desde una hoja de Excel.
El separado por defecto para el Archivo CSV es un punto y coma, como se ve en las opciones de abajo.
Si se elige la opción del Portapapeles, ahora es cuando hay que copiar las Facturas al Portapapeles (debe ir a Excel, por ejemplo, seleccionar el rango de celdas y elegir Copiar). Recuerde que siempre debe seleccionar también la primera fila con los títulos:
Una vez que se ha seleccionado la fuente de datos, se va al últimom paso, en el que se muestran los datos a importar, y si hay errores en los mismos:
Las líneas con error se muestran en rojo, y si se hace click en el botón de arriba a la derecha, se pueden mostrar u ocultar los errores de cada línea.
Una vez que se han revisado las facturas, se puede elegir el botón Terminar para importar definitivamente las Facturas de Proveedores. Laudus también genera la contabilidad, en el caso de suministrar la cuenta contable y disponer de los datos para la misma.