Laudus tiene publicado un complemento para Excel, de tal forma que desde Excel se puede disponer de algunas fórmulas adicionales para obtener datos de Laudus. El complemento se llama Laudus.xla, es compatible con las versiones de 32 y 64 bits de Excel, y se puede descargar desde este vínculo.
La "magia" de este tipo de complementos es que las operaciones se hacen desde Excel directamente, no hace falta tener Laudus abierto (sí tiene que estar instalado en el computador, pero no hace falta que esté abierto). Uno puede escribir en una celda de Excel la fórmula "=Saldo( )" para obtener el saldo de una cuenta contable, y Excel se comunica transparentemente con Laudus para obtener el saldo de la cuenta contable indicada. Más adelante damos algún ejemplo simple.
Instalación de Laudus.xla
Laudus.xla por lo general se instala en la carpeta de instalación de Laudus cuando éste ha sido instalado en el computador (en C:\Archivos de Programa\Laudus). Si no se encuentra en esta carpeta, se puede bajar del vínculo señalado arriba y copiar en esta carpeta.
Una vez que tenemos el archivo en nuestro computador, hay que decirle a Excel que instale este complemento, para que así esté disponible siempre que se inicie Excel:
1.Ir a las opciones de Excel (en el menú Archivo en las nuevas versiones, en el menú Herramientas en las antiguas):
2.En las Opciones, ir a administrar los Complementos (donde se indicar, presionar el botón "Ir"):
3.En los Complementos, añadir un nuevo complemento desde el botón "Examinar". Debe ir a la ubicación donde esté Laudus.xla (por defecto, en la carpeta de programas, en C:\Archivos de Programa\Laudus\):
4.Una vez señalado Laudus.xla, y aceptado, saldrá en la lista de Complementos instalados, y ahí debe señalar la casilla para que este complemento esté activo:
5.Diga "Aceptar", y termine con la configuración de las opciones. Lo primero que hace este complemento es agregar una barra de herramientas bajo el menú de Complementos (si el menú no aparece a la primera, salga de Excel y vuelva a ingresar):
6.La barra tiene sólo dos botones. Uno para abrir una nueva empresa (y tomar todos los datos de ella), y otro para actualizar todas las celdas de la planilla de Excel en caso de que cambiar datos en Laudus y que no se hayan reflejado:
Abrir Empresa
Actualizar Datos
Ejemplo básico
Para hacer una prueba rápido, abra una empresa de Laudus apretando el botón "Abrir Empresa". Ingrese la ruta, el nombre de usuario y contraseña de su cuenta de Laudus en esa empresa:
Y hagamos un ejemplo muy simple: ponga en una columna 3 números de cuentas contables una debajo de la otra (las cuentas pueden ser de 1, 2, 3 ... dígitos). Después ponga su nombre, para que quede más claro, y en las celdas de la derecha ponga la fórmula "=saldo(celda_con_el_número_cuenta)" para obtener el saldo de cada cuenta indicada:
La fórmula SALDO( )
La fórmula más utilizada es "=saldo( )", con la que se puede obtener el saldo de una cuenta contable.
En su forma más simple, se indica como argumento el número de la cuenta contable, bien explícitamente (por ejemplo =saldo("1004100"), o bien haciendo referencia a una celda cuyo contenido sea un número de una cuenta contable (como en el ejemplo de arriba =saldo(A1))
Los posibles argumentos de la fórmula saldo( ) son:
= saldo(número_cuenta; fecha_desde; fecha_hasta; centro_costo)
Todos los argumentos se pueden especificar directamente o como referencias a celdas que contengan los valores indicados.
La fórmula STOCK( )
La fórmula "=stock( )" sirve para obtener el stock de un producto cualquiera.
Al igual que la fórmula saldo( ), se puede especificar el código de un producto, o una referencia a una celda que contenga un código de producto.
Los posibles argumentos de la fórmula stock( ) son:
= stock(código_producto; bodega; lote)
La fórmula VENTAS( )
La otra fórmula es ventas( ), que indica las ventas en pesos de un producto entre dos fechas:
= ventas(código_producto; fecha_desde; fecha_hasta)