Cómo responder a una Factura Electrónica de un Proveedor

Una característica importante de la Facturación Electrónica es el poder importar sin digitar las Facturas de Proveedores. Mucha gente centra su atención sólo en la parte de ventas, ya que es donde más ahorros se producen. Pero hay ciertas eficiencias en los procesos de compra que son también importantes.

En Laudus, las Facturas Electrónicas de Proveedores se pueden importar directamente desde el XML que envía el proveedor. Para hacerlo, basta con seleccionar ArchivoImportar desde la pantalla de Gastos:

Importar DTE desde pantalla de Gastos

Una vez que abrimos la pantalla de importación, podemos importar una Factura Electrónica desde un archivo, o desde un mensaje de nuestro correo de intercambio (que Laudus se encarga de recoger automáticamente).
En este post nos vamos a concentrar en los tipos de respuesta que se pueden dar al proveedor, ya que es una pregunta frecuente que suele surgir entre los usuarios.

Tenga en cuenta que es obligatorio dar una respuesta a la recepción de un DTE (Documento Tributario Electrónico), aunque sea para rechazar el mismo. Por eso en el proceso de postulación a la Factura Electrónica el SII comprueba que su empresa es capaz de responder a un envío de la manera establecida en las normas de funcionamiento.

Las respuestas posibles las encuentra aquí:

Posibles Respuestas a un Envío de DTE de Proveedoreszoom

Es importante señalar que cualquier respuesta va firmada digitalmente (con el certificado digital del usuario que elabora la respuesta), por lo que el usuario que recibe las Facturas de Compras debe obtener su Certificado Digital. Las respuestas posibles serían:

  • Acuse de Recibo del Envío:
    Da cuenta del estado de recepción de un envío. Un envío de un proveedor puede contener varias Facturas (varios DTE), aunque lo más habitual es que sólo contenga una.
    Con esta respuesta, simplemente se está diciendo que se recibió el envío. No implica aceptación ni rechazo de los DTE que van dentro del envío, sólo se dice que se recepcionó bien. Si el envío es erróneo (por ejemplo el RUT no es el de nuestra empresa), entonces Laudus elabora una respuesta de envío erróneo.
  • Recibo de Mercaderías-Servicios según Ley 19.983:
    Es el equivalente electrónico a la firma que se hace físicamente cuando se recepciona una factura en el recuadro donde dice “Nombre – RUT – Fecha – Recinto”. Es para que el proveedor pueda ceder el crédito de la Factura (Factoring por lo general), según la ley 19.983 sobre mérito ejecutivo de la factura. Por eso se muestra la casilla donde ingresar el Recinto (si no hay ningún recinto, agregar con el botón derecho del mouse).
    Al enviar esta respuesta el proveedor la puede utilizar para hacer el Factoring del DTE.
    Y también es fundamental para la empresa, ya que es obligatorio emitir este tipo de respuesta para poder hacer uso del crédito de IVA.
  • Aceptación-Rechazo de los DTE del envío:
    Con el “Acuse de Recibo” simplemente se está diciendo que se recibió el envío que trae dentro los DTE, pero no se dice nada si se aceptan o no. Con la Aceptación-Rechazo se está aceptando o rechazando formalmente la Factura. Como las respuestas van firmadas digitalmente, no se puede después negar la evidencia, hay un registro formal de que se aceptó o rechazó el documento.Como ya se ha comentado, dentro de un envío se pueden tener varios DTE (Facturas, Notas de Crédito, …), aunque casi siempre sólo se envía uno. Por eso, en la lista de “Facturas del Envío” sólo suele haber una.
    Y por lo mismo, el estado de Aceptación-Rechazo del DTE va en cada línea, para poderlo hacer por separado en el caso de haber varios:Posibles Respuestas de Aceptación-Rechazo de un DTEzoomLas posibles respuestas son:

    • Aceptado OK: el DTE se acepta formalmente tal y como ha sido enviado.
    • Aceptado con discrepancias: el DTE se acepta, pero hay algún tipo de reparo. El motivo del reparo se debe señalar en la casilla correspondiente. Un reparo significa que se acepta el DTE, pero que hay alguna situación que sería bueno corregir (por ejemplo que la Orden de Compra no corresponde).
    • Rechazado: se rechaza el DTE. El motivo del rechazo puede ser por forma (el DTE incluido en el envío tiene un RUT incorrecto, por ejemplo), o porque directamente no se acepta comercialmente la Factura (por ejemplo porque las condiciones no son las pactadas).
      En el caso de rechazo, hay que especificar el motivo del mismo en la casilla correspondiente. Como dice el SII: “En caso de realizarse un rechazo de acuerdo a lo indicado en la Ley N°19.983, sobre mérito ejecutivo de la factura, se deberá señalar expresa y claramente el motivo de rechazo en esta glosa, haciendo referencia al N° de Ley mencionada.
    • No Incluir en respuesta: en el caso de que se incluyan varios DTE en un envío, se puede, por ejemplo, aceptar unos, rechazar otros, y no enviar respuesta de aceptación-rechazo sobre alguno en concreto.

Lo más cómodo es siempre enviar la respuesta de “Acuse de Recibo”, con lo cual se cumple el procedimiento de Facturación Electrónica e Intercambio de Información entre Contribuyentes, y nos queda tiempo para aceptar o rechazar el DTE si procede.

De hecho, si no se envía después una aceptación formal, no es tan importante, ya que entra en juego la aceptación implícita pasados los plazos sin que se rechace la Factura. Sí es importante enviar la respuesta de rechazo en el caso de rechazo de la misma, para que quede constancia.

En la práctica, hay veces que la casilla del proveedor, la casilla a la que se envía la respuesta, está llena o tiene problemas. Aunque parezca mentira sucede más de lo que sería deseable, y con proveedores grandes.
En estos casos puede hacer dos cosas: volver a enviar la respuesta, o simplemente guardar el mensaje que muestra el error del envío de nuestro mensaje (suele ser un mensaje del servidor de correo del proveedor). Nosotros recomendamos tomar la segunda medida, ya que si la casilla da problemas es muy probable que el segundo envío resulte también rechazado.

58 comentarios

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  3. Si el proveedor despacha material a la obra y nosotros damos acuso recibo en su guía de despacho ¿puedo rechazar el DTE en el portal (sii o programa definido) si este no cumple con algún requisito interno que nosotros hemos solicitado? (como por ejemplo, mencionar n° de orden de compra, nombre de la obra, otro)…todo esto bajo el supuesto que el DTE menciona las guías de despacho.

    • Estimado Juan Pablo, nosotros creemos que en principio usted no podría rechazar el DTE si firmó bien recibida la Guía. Tenga en cuenta que las Guías también se reciben según Ley 19.983, y una Guía hace las veces de Factura (y por eso es obligatorio facturarla en el mismo mes).
      Muchas empresas rechazan las facturas por requisitos como la OC, pero el SII no lo contempla como un caso para rechazar una Factura. Sin embargo, se entraría en un conflicto que se puede evitar emitiendo Nota de Crédito y Factura de nuevo.

  4. Si ya acepte una factura electronica y pasados 30 dias compruebo que la compra no corresponde que hago??la puedo rechazar desde la página del SII?le comunico al proveedor, este debe enviarme nota de credito si compruebo que no es mi compra?

    • Estimado César, depende de la primera respuesta. Si fue sólo de confirmación de recepción, sí se puede rechazar más tarde. Si fue de aceptación de la factura (o de recibo según Ley 19.983), entonces es como haberla recibido.

      Pero si después se da cuenta de que no corresponde, ya es una cuestión comercial. Como seguramente no la va a pagar, al proveedor le merece la pena anular la Factura con Nota de Crédito y así deshacer todo.

  5. Estimado, si proveedor y cliente son emisores y receptores de facturación electrónica y sucede que proveedor envía la factura vía chileexpress y cliente la rechaza por correo electrónico dentro de los 8 días. Mi consulta es: se encontraría la factura rechazada legalmente o es necesaria la traza de rechazo electrónica (archivo XML)

  6. Hola, tengo una duda:

    Al apretar el botón “Enviar”, ¿Genera y envía los 3 archivos XML en un mismo trayecto (en un mismo correo)? o ¿Van separados por correo?, es decir, primero selecciono Acuse y luego enviar, y repito lo mismo con los otros dos…

    • Estimado Max, en realidad la única respuesta que es obligatoria es la de “Recibo de Mercaderías/Servicios según Ley 19983”. El resto de las respuestas son optativas en función de que quiera avisar al proveedor de una cosa u otra (que ha recibido la factura, o que comercialmente la aprueba).

      Pero para poder hacer uso del crédito de IVA según la Ley, sólo hace falta la respuesta de “Recibo de Mercaderías/Servicios según Ley 19983”.

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  8. Hola tengo algunas dudas:

    1. ¿El intercambio de información (aceptación y rechazo), debe ser si o si a través de la casilla electrónica inscrita ante el SII? ¿Este intercambio de información debe estar comunicado en línea con los sistemas del SII?
    2. ¿En los sistemas del SII se pueden inscribir dos o más casillas? La pregunta surge para evaluar la opción de separar 2 casillas para identificar emisión y recepción.
    3. ¿El uso de una casilla para la recepción de DTE´s es obligatorio? ¿Es posible definir vía acuerdo comercial algún otro tipo de método, para recepción de documentos? P.ej: Un portal de recepción de facturas.
    4. Actualmente la casilla es de propiedad y administrada por un tercero. ¿Cuáles son los requisitos para cambiar la actual casilla?
    5. El mensaje de recepción o de rechazo de una factura electrónica hacia el emisor debe ser estrictamente en un XML o puede ser mediante otro método. Ejemplo un reporte o PDF?
    6. Si la respuesta anterior es positiva al XML, debe este enviarse tanto el mensaje de aceptación o de rechazo algún sistema en línea del SII? Cual es este canal de envío?

    • Estimado Gonzalo,
      1. El intercambio debe ser sí o sí a través de la casilla de intercambio inscrita en el SII. Este intercambio de información no está en línea con el SII, es entre los dos contribuyentes, entre el cliente y el proveedor directamente.
      2. No se pueden inscribir dos o más casillas.
      3. Al menos una copia debe ir a la casilla de intercambio obligatoriamente. Alternativamente se puede enviar a otras casillas además de la oficial.
      4. La gestión y hosting de la casilla es algo interno del emisor, no tiene reglas legales.
      5. Debe ser obligatoriamente en XML firmado con certificado digital.
      6. No se envía al SII como indicamos en la respuesta 1, las respuestas nunca se envían al SII (salvo que las requiera para fiscalización).

  9. una consulta, si no le doy acuse de recibo comercial o de mercancias a una factura, pero si la recibi en una casilla y el sii la aceptó ok, puedo de todas formas usar el credito fiscal?

    si no se puede usar el credito fiscal, puedo dar acuse de recibo a facturas en forma retroactiva?

    • Estimado Miguel, si no envía el acuse de recibo según ley 19983, no puede utilizar el crédito fiscal.

      Y en teoría no puede emitir el acuse de recibo de manera retroactiva, ya que el crédito fiscal se puede utilizar sólo en el mes emisión del acuse de recibo 19983. Y si está fuera de plazo, no puede aprovechar el crédito de IVA.

  10. Estimado Miguel

    existe un plazo de rechazo o aceptación de una factura electronica
    cuantos dias son para aceptar o rechazar
    si una factura en el sii esta recibida pero no tengo la confirmacion o rechazo del cliente

    • Estimada Elizabeth, si el cliente no quiere reconocer la factura, entonces es una cuestión comercial que tiene que revisar con el cliente. Da igual que la Factura sea electrónica o manual, si el cliente no la reconoce (o la rechaza por cualquier motivo) ustedes lo tienen que revisar con él.

  11. Estimados Laudus, realice una obra civil como contratista hace seis meses, se emitió el estado de pago en enero, el cliente dilató la cancelación todo este tiempo, para presionar el pago facturé esa obra en mayo de 2016 y el receptor la rechazó argumentando desacuerdo en el Estado de Pago entregado en enero, con lo cual no estoy de acuerdo.
    La consulta es, si la factura emitida y a pesar del rechazo por las razones descritas es valida para denunciar al receptor en el SII por rechazo doloso de instrumento tributario.

    • Estimado Jorge, una cosa es que la factura sea válida frente al SII, y otra cosa es que sea comercialmente válida. Si usted emite una factura electrónica, la envía al SII, y el SII no la rechaza (el documento es formalmente correcto), entonces la factura es formalmente válida para el SII. Pero no significa que la factura sea comercialmente válida, porque por ejemplo usted se puede haber equivocado de cliente, o cualquier otro error.

      Si su cliente rechaza la factura, la factura no es comercialmente válida, y su cliente puede rechazar cualquier pago o factoring que se haga con la factura. Y como la factura es válida para el SII, para anularla tiene que emitir nota de crédito.

      El hecho de que el SII acepte la factura significa sólo que la factura el formalmente correcta, es decir, que los impuestos están bien calculado, que las sumas coinciden, que contiene toda la información mínima, que la persona que firma está registrada en el SII como usuario válido de esa empresa, que el certificado digital que la firma no está caducado, etc.
      Pero eso no significa que esa factura ya genere una deuda en firme, sólo que la composición de la factura es correcta. Pero puede ser que esos montos no correspondan con el producto, que no sean los pactados, o incluso que estuviese inventada. En esos casos el cliente la rechaza, y hay que hacer nota de crédito (o aclarar la situación con el cliente).

    • Estimado Jorge, según la ley 19.983 que otorga mérito ejecutivo a la factura, en el artículo 3 se indica:

      Artículo 3º.- Para los efectos de esta ley, se tendrá por irrevocablemente aceptada la factura si no se reclamara en contra de su contenido mediante alguno de los siguientes procedimientos:
      1. Devolviendo la factura y la guía o guías de despacho, en su caso, al momento de la entrega, o
      2. Reclamando en contra de su contenido dentro de los ocho días corridos siguientes a su recepción, o en el plazo que las partes hayan acordado, el que no podrá exceder de treinta días corridos. En este caso, el reclamo deberá ser puesto en conocimiento del emisor de la factura por carta certificada, o por cualquier
      otro modo fehaciente, conjuntamente con la devolución de la factura y la guía o guías de despacho, o bien junto con la solicitud de emisión de la nota de crédito correspondiente. El reclamo se entenderá practicado en la fecha de envío de la comunicación.

  12. Consultas:
    Si el el proveedor no envia DTE en copias impresas.
    Existe algun plazo para realizar el acuse de recibo de mercaderias?
    Puedo realizar el Acuse de recibo comercial y no el Acuse de recibo de mercaderias? en caso que la empresa tenga varias sucursales y no posea canales de comunicacion fluidos.
    Si no se realiza el acuse de recibo de mercaderias, no puedo usar el credito fiscal y a su vez me expongo multas?
    Las dudas se me generan dado que segun he leido en Circular N° 21 del SII
    “sólo el recibo de las mercaderías entregadas o del servicio prestado según Ley 19.983, es el exigido para utilizar el crédito fiscal señalado en la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.

  13. Consulta me encuentro cobrando una factura que esta aceptada al momento de comunicarme con pago de proveedores me dicen que esa factura a ellos no les a llegado que a ellos no les sirve el envio de SII que ellos tienen aparte otro procedimiento que debiamos enviarla a otro correo X .

    mi consulta es yo puedo exigirle que me debe cancelar ya que sale aceptada o debo respetar sus procedimientos aparte????

    • Estimada Daniela, seguramente lo dice porque su cliente tiene el servicio de Factura Electrónica del SII. En principio, si ellos responden a través de MiPyme es válido como aceptación de la factura (la respuesta no es automática, la emiten ellos).

      Pero por otro lado, si el cliente le va a poner más problemas si no envía la factura también a otro correo, entonces mejor evitar problemas y enviar la factura a ese otro correo.

  14. Buenas tardes,

    Trabajo en el área de Factoring. Ocurre que en muchos casos nos envían facturas para cursar negocios adjuntando acuse de recibo DTE (que no consideramos de peso) y casos aislados la RESPUESTA del DTE que indica aceptación o rechazo, si este documento indica aceptación quiere decir que las mercaderías/Servicios están recibidas en conformidad o la aceptación solo se refiere al contenido de la factura?. (Esa es mi pregunta)

    Queremos estar seguros ya que se están dando varios casos en que los deudores una vez recibida la notificación de Factoring envían carta informando reparos, algunos casos por forma y otros por servicios no recibidos.

    De antemano, muy agradecida

  15. consulta, si recibí una factura electrónica el día 30 de julio y le di acuse de recibo el 1 de agosto ¿esa factura en que período la puedo ocupar? y que pasa cuando me llega una factura y no tengo su correo electrónico para darle acuse de recibo?

    • Estimada Verónica, en teoría, si se dio el acuse de recibo según Ley 19.983 el 1 de agosto, el crédito de IVA se debería incluir en el Libro de Compras de agosto. Y los correos de los proveedores están todos publicados en el SII, su software debería tener el correo del proveedor.

  16. Buenas tardes, les consulto¿si un cliente retira la factura de una compra o servicio en mi local que copia debo entregarle a el y con cuál me quedo yo?
    ¿por que algunos proveedores que me han entregado facturas electrónicas no aparecen en mi listado de facturas recibidas para dar acuse de recibo?
    ¿si recibo la factura en el lugar donde compro las mercaderías y la firmo conforme también tengo que darle acuse de recibo en forma electrónica?

    • Estimada Verónica, usted le entrega la copia tributaria al cliente, y le hace firmar la copia cedible (y usted se queda con la copia cedible firmada). Si la factura del proveedor no aparece, es porque el proveedor no se la envió por correo, o porque su servidor no la recibió o no procesó bien el correo (es como cualquier correo electrónico).

    • Estimada Jocelyn, si no hace acuse de recibo firmando la factura, ni tampoco emite el acuse electrónico no se expone a multa, pero tampoco puede utilizar el crédito de IVA. Si no hace el acuse (físico o electrónico), y sí presenta la Factura en el Libro de Compras aprovechando el crédito de IVA, entonces sí que se expone al pago de una multa.

  17. Estimada, muy util su blog
    Me permito presentarle este Caso :
    Nuestro proveedor “X” nos envió a un correo electrónico incorrecto la DTE.
    Después de +3 meses nos reclamo el pago y nos encontramos que la factura no nos llego a nuestra casilla y ya había perdido IVA.
    Nunca se pudo aceptar/rechazar la factura.
    Como se debe regularizar esta evento ???

  18. Estimados, muy buenos días, tenemos el caso de una factura DTE que fue rechazada por nosotros por venir emitida a otra razón social, el proveedor nos solicita que aceptemos el documento para poder emitir la Nota de crédito y luego emitir la factura a la razón social correcta.
    muchas gracias de antemano.

    • Estimado Andrés, no es necesario que ustedes acepten la Factura para que su proveedor anule la misma con Nota de Crédito. En el momento que uno envía la Factura al SII y éste la acepta (con o sin reparos), entonces la Factura es válida frente al SII, y ya sólo se puede anular con Nota de Crédito. Independientemente de que ustedes acepten o rechacen la Factura.

      De hecho imagine el caso en el que ustedes rechazan la Factura porque el precio no es correcto. En ese caso la Factura se encuentra rechazada por ustedes, y el proveedor tiene que emitir Nota de Crédito sobre la Factura (y ustedes no la aceptaron, sino que la rechazaron, igual que ahora).

      La aceptación-rechazo del SII es independiente de la aceptación-rechazo del cliente. Son dos cuestiones diferentes. Si el SII acepta la Factura, en ese momento ya hay que pagar el IVA débito, aunque el cliente rechace la Factura. Obviamente, si el cliente la rechaza, hay que emitir Nota de Crédito para evitar el IVA débito de la Factura. Y se puede emitir Nota de Crédito si el cliente acepte la Factura, es independiente.

  19. Estimado

    He realizado una Factura errónea a una Empresa. Necesito emitir una Nota de crédito por ésta Factura.
    ¿ Es necesario que Empresa 1ero tenga que Empresa tenag que rechazar la Factura , y después de eso Yo emitir la Nota de crédito . o lo puedo hacer antes sin esperar el rechazo por parte del Proovedor ?

  20. Estimado:

    Junto con saludar y agradecido por responder nuestras dudas….
    Mi consulta es obligación hacer el acuse de recibo de todos los archivos XML que me lleguen de los proveedores??? Que pasa si no lo hago por ejemplo en unos días… se entiende que se aceptaron las mercaderías sin reparos??? o siempre debo estar atento y realizar el acuse de recibo…
    Gracias

    • Estimado Milton, el problema para usted es que en teoría, si no realiza el acuse de recibo de mercaderías según Ley 19.983, no puede hacer uso del crédito fiscal de esa factura del proveedor. Esto se especificó en la Ley 20.727, donde se agregó la modificación:
      “El impuesto recargado en facturas emitidas en medios distintos del papel, de conformidad al artículo 54, dará derecho a crédito fiscal para el comprador o beneficiario en el período en que hagan el acuse de recibo conforme a lo establecido en el inciso primero del artículo 9º de la ley Nº 19.983, que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la copia de la factura. Esta limitación no regirá en el caso de prestaciones de servicios, ni de actos o contratos afectos en los que, por aplicación de lo dispuesto en el artículo 55, la factura deba emitirse antes de concluirse la prestación de los servicios o de la entrega de los bienes respectivos.”

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